Di recente è apparso sul gruppo ODONTOIATRIA EXTRACLINICA un post dell’amico Fabio Faustini che si faceva queste domande:

nella pianificazione che vede l’inserimento di figure terze mi trovo restio, oltre che per problemi organizzativi e gestionali personali, per una serie di criticità.
1) Come trovare collaboratori proficui e che non inducano perdite esito di gestione umana e professionale non congrua del paziente (soprattutto se se ne ha esigenza di numeri ampi)?

2) è così semplice, soprattutto quando il profilo inserito è di una figura giovane e con poca esperienza?

3) in caso di valorizzazione di questa come consentire una riduzione del rischio abbandono e come gestire il cambio clinico nei confronti dei pazienti quando il riciclo di personale è oltre il parametro fisiologico?

Fabio ed io abbiamo visioni molto simili in campo chirurgico e molto diverse in campo gestionale penso sarà quindi sicuramente interessante approfondire il discorso nell’ottica di una proficua condivisione

Ci sono una serie di errori che chi vuole inserire un collaboratore esterno rischia di fare e che vanno approfonditi.

Questi errori portano a vivere le esperienze negative e traumatiche che sono alla base della convinzione che sia così difficile e forse improduttivo inserire collaboratori in studio.

Quindi per fidarti delle mie parole:

“AVERE COLLABORATORI IN STUDIO OGGI NON E’ SOLO CONVENIENTE ED OPPORTUNO, E’ ASSOLUTAMENTE INDISPENSABILE😎”

Devi prima di tutto evitare questi errori per evitare di rimanere scottato.

Innanzi tutto lasciami spendere due parole sul concetto di complessità. Divideremo le prestazioni odontoiatriche in studio in prestazioni di bassa e di alta complessità

La distinzione non è assoluta, è al contrario assolutamente relativa e dipende dall’organizzazione del singolo studio.

In uno studio che magari non si occupa di endodonzia avanzata (come quelli dei colleghi che inviano i pazienti a Stefano😏) l’endodonzia verrà considerata una prestazione di bassa complessità. Nei casi che sarebbero complessi si mette mano alla pinza o si invia il paziente ad un esperto, dipende anche dalla filosofia di trattamento. Nella nostra struttura, dove si tratta e si ritratta qualunque cosa, l’endodonzia (spesso nel mondo delegata al neolaureato) rientra tra le prestazioni ad alta complessità.

Ci sono studi poi in cui la restaurativa diretta (quella che io, che non so usare il composto, chiamo conservativa) raggiunge livelli di complessità altissimi. Mi vengono in mente ad esempio gli studi del collega Atzeri e del collega Tacchini. In questi studi maneggiare il composito sarà questione di alta complessità mentre nel nostro studio, dove non siamo capaci a “ricostruire bocche” in modo diretto e dove regna la ceramica, consideriamo la “conservativa” questione di bassa complessità perché per lo più da noi si tratta di “otturazioni” per la cura della carie.

Ovviamente poi all’interno della stessa branca, nello stesso studio, ci saranno prestazioni di bassa e di alta complessità. In questo caso la definizione diventa più obiettiva e molto meno soggettiva. Le cose facili sono a bassa complessità quelle difficili sono ad alta complessità.

Veniamo agli errori mortali nella gestione di collaboratori.

Il primo errore è:

• Delegare a collaboratori (o consulenti se vuoi essere chic) le prestazioni ad alta complessità.

E’ uno degli errori più frequenti soprattutto tra i colleghi più anziani.

La professione si evolve. Emergono nuove tecniche e nuove tecnologie (implantologia, “faccettologia”, odontoiatria digitale, parodontologia chirurgica microscopica) e si chiama qualcuno da fuori per eseguire cose che non si ha più voglia o tempo di imparare.

C’è tutta una serie di motivi per cui questo è un grave errore.

Innanzitutto il tuo paziente non vedrà te come l’irrinunciabile luminare al quale pagare ogni cifra, ma quella posizione verrà assunta dal consulente esterno (“E’ venuto uno da Milano (!!!) a mettermi gli impianti”😱). Quando emergerà un altro problema serio, non sarai più tu quello che risolve, ma quello di Milano.

In secondo luogo non avrai autorità decisionale sui piani di trattamento dei TUOI pazienti, perché sarai sempre “schiavo” delle decisioni del consulente. Tu magari prometterai gli impianti al paziente poi il consulente ti dirà che per lui non ci sono le condizioni e tu farai un’immensa figura di merda perché dovrai ritrattare con il paziente. O peggio, il consulente magari si spingerà imprudentemente oltre le proprie capacità, farà qualche casino e sarai tu, il titolare del tanto inflazionato “rapporto umano col paziente”, a doverci mettere la faccia e giustificare come sono andate le cose. Alla fine quel consulente lo hai scelto tu!! E peggio di tutto non potrai mettere a posto le cose perché non ne hai la competenza.

Ora tu mi dirai che scegli solo consulenti capaci e di alto livello… mh mh e come fai a giudicarlo se non hai nessuna competenza in quel campo!?!?!?!? Ecco quindi il terzo problema:

non puoi controllare, nell’interesse del TUO paziente, la qualità delle prestazioni ad alta complessità che deleghi a marchettari esterni.

Molto diverso se deleghi la bassa complessità. Tutti noi, anche se non ne facciamo da anni, siamo in grado di diagnosticare una carie, prescrivere un’otturazione e controllarne l’esito. Nell’eventualità  saremo anche in grado di mettere mano ad eventuali casini, evitando grosse grane d’immagine o problemi legali.

Il secondo errore è questo:

• Credere di essere più bravo di un giovane collaboratore ad eseguire prestazioni a bassa complessità

“non posso delegare ad altri lavori sui miei pazienti che io farei meglio”.

Ma le cose, caro mio, non stanno così: un operatore di bassa complessità sarà attento e concentrato nell’esecuzione dei suoi compiti. Tu invece, abituato a roba ben più complessa, tenderai a sottovalutare le procedure di base ed eseguirle con minore attenzione e minore coinvolgimento. Ecco quindi che un’otturazione curata come un gioiellino da un giovane collaboratore verrebbe eseguita da te con maggiore superficialità.

L’esempio per me è lampante con gli impianti semplici. Se li metto io sono immancabilmente storti😬, se li mettono i collaboratori (e di come questo avviene ne parleremo in futuro discutendo della delega) sono dritti perfetti. Anche Stefano, che per anni si è dedicato solo alla conservativa e all’endodonzia oggi si dichiara meno bravo e meno attento dei nostri giovani collaboratori a modellare una ricostruzione.

Il terzo errore fatale:

• Voler inserire collaboratori a tempo parziale.

Un giorno, due giorni… Certo, così è molto facile trovarne. Perché al collaboratore piace immensamente avere il piede in molte scarpe… o almeno pensa che questo gli piaccia. La tipica frase è “sono un LIBERO professionista e voglio mantenere la mia libertà”.

Perfetto, allora lascialo lavorare da qualcun altro. Per rispondere all’ultima domanda di Fabio, la prima tecnica per fidelizzare i collaboratori è quella di pretendere da loro l’esclusiva. Poi magari alcuni lavoreranno 5 giorni altri 4, ma lavoreranno solo ed esclusivamente nel tuo studio.

Tu offrirai loro ovviamente, un ambiente organizzato, le agende piene, un’adeguata formazione, tutta l’attrezzatura e la tecnologia necessaria e un’assistente dedicata che inizia mezz’ora prima e finisce mezz’ora dopo di loro.

Quando il collaboratore capisce i vantaggi di tutto questo paragonati al girare con una trottola ogni giorno in uno studio diverso con le agende mezze vuote e spesso senza un’assistente stabile, sarà ben contento di dedicare la sua esclusiva al tuo studio.

Poi certo, a volte alcuni se ne vanno.

Per vari motivi. Pensare di avere un’azienda dalla quale non se ne va mai nessuno equivarrebbe a desiderare di dirigere un carcere dal quale nessuno può uscire o a pretendere di sposarsi la prima fidanzatina delle medie.

È ovvio che incontrerai persone che avranno visioni diverse dalla tua, e lo scoprirete dopo un po’.

Incontrerai magari persone molto valide, a te affini ma che sentono il fuoco imprenditoriale bruciare e vorranno avere, ad un certo punto, il loro studio. Pur continuando a stimarti a vita come un maestro.

Incontrerai poi, inutile negarlo, persone false e disoneste che si sanno vendere bene e che te lo metteranno inizialmente in quel posto ma verranno allontanate quando aumenterà la tua consapevolezza😅.

Sono tantissime le situazioni che causeranno separazione e turnover. E su 5 che passano forse ne troverai uno buono (per te, ovviamente, non in assoluto) che condivide la tua visione e che ha la mentalità giusta per essere un collaboratore di lungo termine. Non tutti, infatti, ambiscono ad avere una loro azienda. Molti sono ben contenti di potersi dedicare alla clinica ed evitarsi tutto il merdone manageriale che descriviamo nel nostro ultimo libro LE DODOCI FATICHE DELL’IMPERO.

Una selezione troppo serrata poi, è inutile.

Per due motivi ben precisi.

Il primo è che non c’è un grosso mercato a cui attingere. Sono pochi i giovani,  senza parenti dentisti, che smaniano per fare i collaboratori in esclusiva in studi di alto livello dove la crescita è ovviamente lenta e prudente e le regole sono serrate. Il secondo è che i nodi vengono al pettine lentamente; i curricula sono tutti uguali e alle domande dei test e dei colloqui sappiamo tutti come rispondere per fare bella figura.

Quindi inserisci chi ti fa bella impressione e non vivere il turnover come un fallimento assoluto ma come un’esperienza che ti ha avvicinato a trovare quei 2, 3, 5 colleghi con i quali potrai costruire qualcosa nel lungo periodo

L’ultimo errore, il peggiore:

• Cercare collaboratori con esperienza.

Per diventare veramente esperti in qualcosa servono 10.000 ore di pratica continuativa e intensiva. Grossomodo vuol dire 5 anni di lavoro in una branca per potersi dire esperti. Spesso vedo colleghi cercare collaboratori con 5-10 anni di esperienza.

Questa te la liquido in fretta: non pensi che un professionista valido, a 5/10 anni dalla laurea abbia già delle collaborazioni stabili o un suo studio (con le rare dovute eccezioni ovviamente)?

Dai, non prendiamoci in giro. Se peschiamo nel parco “giovani neolaureati” abbiamo buona probabilità di prendere il buono. Se cerchiamo tra quelli “a piedi” a 10 anni dalla laurea… beh non vado oltre😒.

Riassumendo per evitare gli errori fatali:

• Inserisci giovani colleghi con poca esperienza e laureati da poco
• Pretendi l’esclusiva nel tuo studio
• Tieni per te e per i tuoi soci le prestazioni ad alta complessità (ti spiegherò poi come delegarle in piena sicurezza anche a neolaureati tenendo altissimi standard qualitativi e rimanendo tu l’esecutore primario)
• Appena il collaboratore avrà una sua agenda forniscigli tutto ciò che serve per lavorare al top, un’agenda piena e un’assistente dedicata.
• Non temere in alcun modo che il paziente patisca il passaggio di consegna. Se nel tuo studio la cosa è vissuta come naturale da te e dal personale, pochissimi pazienti (2 o 3 su 1000) se ne lamenteranno e sono esattamente quei pazienti che è giusto allontanare dallo studio e lasciare ai “dentisti/psicoterapeuti” campioni del “rapporto umano”. Sono pazienti con forti problemi di adattamento e che fanno inutilmente perdere tempo alla struttura. Ripeto sono una micro percentuale e da noi non esistono più perché li abbiamo eradicati efficacemente da più di 10 anni. Il paziente intelligente sa benissimo che è normale in qualunque struttura complessa che compiti diversi vengano eseguiti da persone diverse.

Resta solo un problema ora. Come faccio a formare sti ragazzi e delegare senza che mi combinino casini?

Beh, quello della delega è un argomento vastissimo che trattiamo abbondantemente al nostro corso di management DA ZERO ALL’IMPERO ma ho deciso che nei prossimi giorni farò una diretta (o pubblicherò un video, devo decidere) per darti le informazioni più importanti ed essenziali sul processo di delega nello studio dentistico.

Giusto ieri ne parlavo con Erik, uno dei titolari del nostro laboratorio e mi sono reso conto di quanto ancora nella maggior parte colleghi non siano chiari i principi fondamentali che devono guidare il processo di delega.

Dacci dentro.