IL TERZO SEGRETO CONTROINTUITIVO NEL MANAGEMENT DELLO STUDIO DENTISTICO.

Ti avevo promesso di pubblicare oggi il terzo aspetto controintuitivo che caratterizza il management dello studio dentistico.

Negli articoli precedenti ne abbiamo già esplorati due:

Il fatturato è più importante dell’utile. O meglio a parità di utile è molto meglio avere un fatturato più alto.
Lo studio grande, con molta tecnologia e molto personale ti facilita la vita e ti dona tempo per te stesso.

Ma ora dobbiamo dedicarci al più ostico e temo che qualcuno partirà lancia in resta. In verità non lo temo, perché più gente si incazza per i nostri articoli, più commenti si generano su facebook e, come sai, ogni commento rispara il post in pole position, favorendone la condivisione. Quindi più gente si incazza più il post è visibile e la gente interessata ha occasione di vederlo.

Ma veniamo all’aspetto fondamentale dell’argomento che vorrei trattare oggi:

UNA GESTIONE DELLE RISORSE EFFICIENTE PORTERA’ AD UNO STUDIO OTTIMIZZATO IL QUALE, A SUA VOLTA, PORTERA’ AD UNA MASSIMIZZAZIONE DEGLI UTILI.

Assolutamente e indiscutibilmente vero!

In effetti è quello che tutti ti insegnano:

1 – Riduci le spese il più possibile, eliminando ogni possibile spreco e rendendole ottimizzate esattamente per i risultati che vuoi ottenere
2 – Decidi quanto vuoi guadagnare
3 – Mantieni un fatturato modesto che ti consenta, alla luce della splendida ottimizzazione fatta sulle spese, di ottenere l’utile che vuoi.
3bis – (Un fatturato alto significa molto lavoro e se lavori molto hai più probabilità di avere casini e complicanze, fare errori ecc. Meglio ottimizzare e fare il meno possibile. Gioverà alla tua sicurezza, alla tua serenità, al tuo rapporto con te stesso, con la famiglia, con lo sport).???

A posto, ti ho risparmiato decine di libri e di corsi!

MA…

Devo finalmente tirare in ballo uno degli autori che mi ha illuminato maggiormente e che finora, chissà perché, non ho mai citato in questo blog.

Devo introdurre la “teoria del cigno nero” di Nassim Nicholas Taleb.

Cerco di mettertela facile.

Nella storia, sia in grande scala (nella storia del mondo), sia in piccola scala (nella tua storia), sia in piccolissima scala (nella storia del tuo studio dentistico), accadono eventi imprevisti a bassissima probabilità che hanno un grandissimo impatto sulla situazione preesistente. Detti eventi non sono assolutamente prevedibili scientificamente ma dopo che sono accaduti l’essere umano è portato a dar loro un senso, ricercandone, a posteriori, plausibili cause, dandone spiegazioni ed illudendosi che con maggiore attenzione sarebbero stati prevedibili.

Un esempio tipico sono i disastri naturali come alluvioni o terremoti: la tendenza umana a porre causalità con dietrologie porta alla follia di andare ad indagare e accusare persone perché AVREBBERO DOVUTO PREVEDERE E PREVENIRE DETTI FENOMENI.

Ovviamente, queste evenienze non sono in alcun modo prevedibili se non a caso, vedi le infinite allerte meteo che vengono divulgate per pararsi il culo, ma l’ignoranza del pensiero comune (e la necessità di un capro espiatorio) ci porta a credere che le suddette catastrofi potessero e dovessero essere previste.

Vediamo come questo si lega con l’ottimizzazione e l’efficienza.

Ottimizzare e rendere efficienti le strutture vuol dire settarle giuste giuste su ciò che deve accadere, in modo da eliminare gli sprechi. In alcuni casi, ma molto raramente, alcuni manager sono svegli e prevedono anche gli imprevisti. Ma per prevederli non possono che basarsi su ciò che è avvenuto in passato.

La definizione stessa di cigno nero però prevede che gli eventi rari siano imprevedibili proprio perché nuovi e con caratteristiche diverse da tutto ciò che è mai capitato in passato.

Per farla breve: una struttura, diciamo pure un’azienda, splendidamente ottimizzata verrà letteralmente spazzata via dal primo cigno nero perché non avrà alcuna resilienza che le consenta di adattarsi all’evento raro. Questo è il motivo per cui più della metà delle aziende falliscono nei primi anni e la maggior parte di quelle che restano non fanno altro che galleggiare per la sopravvivenza.

Perché tutti ci hanno sempre detto di ottimizzare. In famiglia, a scuola, all’università, sui libri, nei corsi…

Lascia che ti faccia un esempio da dentista a dentista.

Nell’arco dei due mesi appena trascorsi abbiamo subito uno dei nostri cigni neri… nell’ordine:

Un tecnico di radiologia si è dimesso perché ha vinto un concorso in ospedale
Un’assistente chiave si è dimessa per motivi personali
Tre ragazze, di cui due assistenti (una la responsabile dell’area clinica) e la responsabile della contabilità sono rimaste incinte con necessità di immediato cambio di mansione per le due assistenti. Una delle tre ha poi avuto qualche piccola complicanza ed è andata in maternità anticipata. Le altre due andranno tra pochi giorni.
In tutto ciò avevamo già una ragazza in maternità: 4 in contemporanea.
Un’altra assistente si è dimessa a malincuore per motivi logistici legati al matrimonio.
Un’assistente ancora si è rotta una clavicola con 4 settimane di astensione dal lavoro.
Un’assistente è stata operata al piede e a causa di una complicanza è rimasta a casa 3 settimane.
Un’igienista si è dimessa perché da pendolare non riusciva più a sostenere i 200km al giorno in auto.

Direi che nel giro di pochi mesi è una bella botta! E non credere che fosse prevedibile, che fosse evitabile o che ci siano dietro mosse particolarmente errate di management. È stato un cigno nero, una connessione di eventi rara e non prevedibile, né tantomeno prevenibile.

Come avrebbe reagito uno studio super ottimizzato a questo evento? Uno studio dove ogni risorsa è collocata e incastrata alla perfezione per non sprecare nulla? Te lo dico io: sarebbe andato dal culo. Perché sarebbero venuti a mancare all’improvviso 10 asset fondamentali.

Quando arriva un cigno nero le strutture troppo ottimizzate, troppo ridotte all’osso, diciamo, vengono spazzate via o quantomeno messe in gravissima difficoltà.

Per quanto ci riguarda, ci siamo ovviamente trovati a dover affrontare la cosa, ma non abbiamo avuto alcuna interruzione del servizio, alcuna riduzione della qualità, alcuna flessione del fatturato. E non perché siamo stati degli eroi nel gestire la crisi, non perché abbiamo fatto riunioni affiatate di team dando la parola a tutti intorno ad un tavolo rotonda o chiesto aiuto a magici consulenti…

ma semplicemente perché la nostra struttura è RIDONDANTE, ed essendo ridondante è in grado di assorbire e ammortizzare colpi anche molto molto pesanti.

Avrai capito quindi come la penso sull’ottimizzazione e sull’efficienza!

L’azienda non deve essere ottimizzata deve essere RIDONDANTE!^*

Certo questo costa molto più denaro!?

Ora come sempre mi dirai:

“va bene ma io non posso mantenere un’azienda gradassa 365 giorni all’anno solo perché, magari, una volta ogni dieci anni mi capiterà qualcosa di rilevante”.

In realtà il problema va visto anche all’inverso. I cigni neri non sono solo “negativi” ma possono essere anche “positivi”, anzi fortunatamente sono spesso “positivi”.

Se ti si presenterà all’improvviso una fantastica opportunità, non sarai in grado di coglierla se la tua situazione è perfettamente ottimizzata.

Di nuovo, ti faccio un esempio banale. Qualche mese fa ho saputo, parlando con un amico, che ci sono degli incentivi molto succhiosi sul delta incrementale degli investimenti per la ricerca e sviluppo. Incentivi che erano assolutamente sfruttabili dalla nostra clinica in cui facciamo molta ricerca, ma che al contempo richiedono l’allestimento di una pratica molto complessa con una marea di documenti. Ebbene, abbiamo potuto sfruttare questa opportunità perché il personale era ridondante e ho potuto dedicare alcune giornate di alcune impiegate a raccogliere la documentazione. Se il personale fosse stato tirato all’osso come spesso ti insegnano, avremmo dovuto rinunciare… o avrei dovuto farlo io nel mio tempo libero. ?

La stessa cosa vale per l’attività clinica, un’azienda super ottimizzata non avrà l’elasticità per assorbire pazienti con grossi lavori urgenti, costringendo questi ultimi a rivolgersi altrove.

QUINDI ASSUMI PIU’ PERSONALE DI QUELLO CON CUI POTRESTI ARRANGIARTI, COMPRA PIU’ TECNOLOGIA DI QUELLA CON CUI POTRESTI CAVARTELA, OTTIENI PIU’ RISORSE DI QUELLE STRETTAMENTE NECESSARIE!

Crediamo fermamente cha la maggior parte dei concetti che oggi vengono insegnati nel campo del management odontoiatrico siano basati su luoghi comuni spesso anti-produttivi che sono fatti per insegnati a giocare per non perdere e non a giocare per vincere.

Noi vogliamo spiegarti il contrario.

Ricordati che oggi è l’ultimo giorno per risparmiare 200 euro sull’iscrizione al corso di management di novembre.

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Se poi non te la senti di iscriverti non ti preoccupare, hai ancora 10 mesi per pentirti, ripensarci ed iscriverti ad un prezzo più caro!

A presto.