Stefano, dopo aver letto questo articolo mi ha consigliato di non pubblicarlo. Mi ha detto che è troppo dettagliato e completo e sarebbe stato un utile strumento per i nostri competitor nella formazione che potranno prendere bella impacchettata la soluzione alle insolvenze e rivendersela ai propri corsi…

 

“Lo facciano”, gli ho risposto. Quando vedrai questi concetti espressi in un corso diverso dal nostro saprai da dove arrivano 😉

 

Nei giorni che precedono il nostro corso di management DA ZERO ALL’IMPERO chiediamo sempre ai partecipanti quali sono i problemi principali nella gestione dello studio. Uno di quelli che ci vengono riportati più frequentemente è la “puntualità nei pagamenti” da parte dei pazienti.

 

Se anche tu senti questo problema, faresti bene a leggere questo articolo fino alla fine perché se lo applicherai alla lettera azzererai all’improvviso i problemi di insolvenza nel tuo studio.

 

Non potrò dilungarmi qui sulle motivazioni scientifiche di ogni passaggio, quello lo facciamo al corso, dove abbiamo molto più spazio e più tempo a disposizione. Ma se vorrai fidarti di me, che non racconto la supercazzola ma gestisco una realtà che fattura quasi 8 milioni di euro l’anno, ti basterà applicare alla lettera questi sette punti per risolvere all’istante tutti i problemi di pagamento.

 

E sai per quale motivo lo dico con tale sicurezza? Perché nella nostra clinica dopo 11 anni di attività e quasi 60 milioni di fatturato, le insolvenze TOTALI non recuperate ammontano a meno di 5000 euro (tutta roba vecchia). Inoltre, nel nuovo studio di Mondovì, aperto da quasi un anno, che si basa sui nostri protocolli più aggiornati le insolvenze sarebbero, ad oggi, pari a 0, se non per una violazione del punto 6 da parte di Stefano della quale parleremo nel prossimo articolo.

 

Magari potrai sostenere che nella clinica principale abbiamo selezionato una “pazientela” di altissimo livello e che, di conseguenza, i pagamenti sono puntuali ma questo non può essere vero per lo studio nuovo nel quale, obiettivamente si prende quello che arriva.

 

La puntualità dei pagamenti deriva quindi, sì dalla selezione di pazienti buoni pagatori, ma, anche e  soprattutto, da una serie di regole operative assolutamente trasferibili e implementabili da subito.

 

Vediamole allora queste sette strategie che ci hanno consentito di eliminare completamente il problema delle insolvenze e dei ritardi di pagamento.

1 – CONSEGNA SEMPRE UN PREVENTIVO COMPLETO E DEFINITIVO IN PRIMA VISITA.

Lo so lo so che i fighetti perbenisti dicono che non si può perché bisogna valutare, rivalutare, soppesare e ancora, poi, valutare un pochettino.

 

Ma io ti assicuro che si può eccome! Al momento facciamo più di 200 visite al mese e tutti i pazienti escono con un preventivo che non verrà più modificato.

 

Gli unici pazienti che da noi escono senza preventivo in visita (e non ne sono fiero) sono i pazienti ortodontici non adulti poiché non sono visitati da me e Stefano e il piano di trattamento deve essere discusso in maniera collegiale dai due ortodontisti dello studio e dal sottoscritto.

 

Questa prima regola serve per un motivo ben preciso: i pazienti (o in generale i clienti) altospendenti e quelli che pagano con regolarità e volentieri, sono anche quelli che vogliono soluzioni veloci ed efficaci. Non hanno voglia di aspettare giorni e giorni e fare appuntamenti multipli per sapere a cosa andranno incontro.

 

Immagina quando vai a comprare la nuova auto sportiva e non riesci ad avere il preventivo al quale dire subito “SI’ LA PRENDO”. A me è una cosa che manda in bestia e istantaneamente cambio concessionario.

 

Quindi se vuoi pazienti ansiosi di pagare le tue terapie devi essere veloce ed efficace nel dargli soluzioni dicendogli subito quanto costa. Con buona pace dei valutatori e dei rivalutatori.

 

Questo non vuol dire che non potrai cambiare in parte il piano in corso d’opera, vuol semplicemente dire che non potrai cambiare il preventivo (occhiolino). Quindi diventa bravo a fare diagnosi velocemente. E soprattutto, se ha sbagliato a valutare, non alzare mai il preventivo in corso d’opera. Prenditi le tue responsabilità e rimettici qualcosa, la prossima volta starai più attento. I pazienti onesti odiano e non sopportano la scorrettezza di chi dice una cosa, a livello economico, e poi ne fa un’altra. Nessuno mai si lamenterà se dovrai aggiungere una terapia o un passaggio imprevisto…. Basta che non costi di più rispetto a quanto pattuito.

 

È ovvio che quando i tuoi approcci terapeutici sono standardizzati, come vorrebbe la moderna eccellenza in medicina, tutto è più semplice.

2 – ORGANIZZA IL LISTINO IL PIU’ POSSIBILE IN VOCI FORFETTARIE.

L’ottimale sarebbe un preventivo con scritto “Trattamento odontoiatrico euro:…….”.

 

Se però non vuoi arrivare a questo eccesso raggruppa il più possibile le voci.

 

Ad esempio, nel nostro studio una riabilitazione full-arch su impianti è una singola voce di listino: riabilitazione su impianti ad arcata completa protesizzata in zirconio.

 

Se spezzetti il preventivo in mille voci i pazienti saranno sempre lì a controllare se è stato fatto veramente tutto ciò che era scritto e ogni cosa che a loro sembra non quadrare causerà malumore, incomprensione e, guarda un po’, ritardi nel pagamento se non insolvenze.

 

Ad un paziente edentulo io preventivo una riabilitazione su impianti, se poi metterò 4, 5, 6 o 7 impianti saranno affari miei, il paziente saprà che avrà i denti fissi, belli e bianchi e quello che deve pagare. Stop.

3 – NEL PREVENTIVO CONSEGNA SOLO IL PREZZO TOTALE, NON IL PREZZO DELLE SINGOLE PRESTAZIONI.

Qualcuno ti dirà che è obbligatorio fornire il prezzo dettagliato ma non è assolutamente vero. Se tu specifichi i prezzi delle singole prestazioni darai sempre adito a discussioni col paziente.

 

Immagina, nell’ambito di una grossa riabilitazione, di preventivare 3 interventi di rigenerazione parodontale e che questi abbiano un prezzo a listino di 900 euro l’una.

 

Immagina poi di essere molto avanti nel tuo aggiornamento parodontale, oltre che molto abile, e di eseguire 3 MMIST (modified minimally invasive surgical technique). Ci metterai 15/20 min a intervento e se il paziente è tranquillo potrai farle tutte in una sola seduta.

 

Questo è indubbiamente un vantaggio per lui, meno tempo perso, meno viaggi, meno farmaci. Ma nel suo cervello il ragionamento sarà: “2700 euro per una cosa del genere? Che non mi ha fatto neanche male dopo? Ma scherziamo?”. E inizieranno malumori e discussioni. Lui, infatti, non sa cosa c’è dietro quei prezzi in termini di esperienza, aggiornamenti, tecnologie e materiali.

 

Molto diverso se i prezzi delle singole prestazioni sono annegati in un totale forfettario. A quel punto, per il paziente, prima si finisce meglio è.

4 – NON PARLARE MAI DI SOLDI CON I PAZIENTI. MAI!…..MAI!.

Tu nello studio sei il decisore, hai il potere di decidere sconti e dilazioni di pagamento e questo i pazienti lo sanno!

 

Metterti in prima persona a presentare un preventivo al paziente è una follia poiché ti mette nella condizione di ricevere ripetute richieste di sconto (oltre a quelli protocollati) e di dilazione di pagamento che non devono in alcun modo essere accettate.

 

Per un’impiegata sarà molto semplice alzare le mani e dire che lei si deve attenere a regole e protocolli; ma tu non potrai farlo così facilmente. Soprattutto se, come nel nostro caso, davanti all’ingresso della clinica campeggiano due super car da duecento mila euro l’una.

 

Sarà difficile raccontare al paziente la supercazzola delle spese elevate e del margine di guadagno risicato.

 

Quindi, per riassumere, in visita tu fai la diagnosi e spieghi il piano di trattamento. Alla domanda del paziente: “Sì dottore ma quanto mi costa?”, la risposta da sapere a memoria sarà “Non lo so signora, io non mi occupo della parte economica, ho già i miei problemi a operare tutte le persone che si rivolgono a noi. Tra poco Sofia le farà un preventivo preciso (non dettagliato, ricorda!) in ufficio”.

 

È fondamentale a questo punto istruire Sofia sul fatto che mai dovrà uscire dallo studio dicendo “Vado a chiedere al dottore?” in caso di richiesta di sconto o di dilazione di pagamento. Dovrà semplicemente attenersi ai protocolli di sconto e di pagamento di cui parleremo nei punti successivi.

 

Se realmente Sofia vorrà l’autorizzazione ad un piccolo sconto aggiuntivo che le consentirebbe di chiudere il preventivo dovrà dire “Mi faccia un attimo chiedere alla mia responsabile (che, anche se non esiste, nella testa del paziente sarà un’altra impiegata)” in questo modo toglierà te che sei contemporaneamente (o dovresti essere risata) il medico disinteressato al denaro e il capo assoluto, dall’imbarazzo di dover dire sì o no.

5 – PUNTA SEMPRE AD OTTENERE UN PAGAMENTO ANTICIPATO.

Questa è senza dubbio, insieme al settimo, il punto più importante per ottenere l’azzeramento delle insolvenze e, come effetto secondario, migliorare spettacolarmente il cash flow del tuo studio.

 

Lo so, lo so che cosa stai pensando.

 

“I miei pazienti mai accetterebbero di pagare tutto subito prima delle cure”.

 

In realtà, se i tuoi pazienti non accettano, è semplicemente perché la tua segretaria non glielo propone. Un protocollo di pagamenti corretto porta a percentuali di accettazione di pagamento anticipato superiori al 60%/70%.

 

Dando per scontato che il tuo studio abbia una forte credibilità e sia conosciuto (e questo dipende dalle strategie di marketing di cui parleremo al corso), ci sono due semplici passaggi per fare in modo che i pazienti accettino il pagamento anticipato:

 

1. Proporlo

 

1. Offrire in cambio uno sconto del 5%. Sconti superiori sono un inutile spreco di denaro. Il 5% è più che sufficiente, fidati, abbiamo già sperimentato di tutto negli anni.

 

Quando il 70% dei tuoi pazienti pagherà anticipatamente comprendi bene che i problemi di insolvenza saranno ridotti drasticamente.

 

Se poi fosse vero che la maggioranza dei tuoi pazienti non può permettersi di pagare anticipatamente le cure allora mi spiace ma hai sbagliato di brutto la targhettizzazione. Devi ripartire da capo dal posizionamento del tuo studio. Ha problemi strutturali molto gravi.

6 – UTILIZZA UNA POLITICA DI PAGAMENTI FERREA E STANDARDIZZATA

Non deve esistere in alcun modo che il paziente decida quando e come pagare. Le soluzioni,” pago man mano quello che faccio” o “porto 100 euro a settimana” non può esistere in uno studio moderno e solido economicamente. Significherebbero un’insolvenza preannunciata.

 

Anche le persone più oneste del mondo hanno un’avversione nel pagare e, pur con tutte le buone intenzioni, se ne dimenticheranno molto facilmente!

 

È quindi fondamentale che le modalità di pagamento siano IMPOSTE fin dall’inizio del trattamento.

 

Se pensi che tutto ciò ti farà perdere dei pazienti meglio. Perderai i cattivi pagatori e guadagnerai nuovi pazienti che avranno migliore inclinazione al pagamento puntuale.

 

Le uniche modalità di pagamento che devi avere nel tuo studio sono:

 

1. Pagamento anticipato con 5% di sconto

 

1. Tre acconti 40%-30%-30%

 

1. Finanziamento (servizio che devi fornire nello studio tramite finanziaria esterna ma per la quale gestisci tu le pratiche con il paziente)

 

I pazienti con convenzioni pagheranno SUBITO la parte a loro carico.

 

La regola generale deve essere questa: la somma economica delle prestazioni effettuate deve SEMPRE essere inferiore alla somma degli acconti pagati dal paziente. In questo modo se le terapie dovessero interrompersi per qualunque motivo (decesso del paziente incluso), tutto l’eseguito sarà stato pagato.

 

Come fare ad essere certi che vengano richiesti gli acconti nel momento giusto e come evitare che il paziente si presenti il giorno della consegna senza saldare lo spiegheremo al corso DA ZERO ALL’IMPERO 2023… l’articolo sta diventando già molto lungo e manca ancora una delle parti più importanti… il settimo punto!

7 – PERSEGUI LEGALMENTE OGNI CATTIVO PAGATORE

Questo è senza dubbio il punto più difficile da accettare e so che non lo seguirai perché ascolterai i consigli del cazzo del tuo avvocato mammoletta che, ne sono certo, è meno ricco di te e di me e dovrebbe quindi limitarsi ad eseguire con perizia ciò che tu dici senza sparare consigli.

 

Lui ti sconsiglierà di procedere perché farà un mero calcolo economico. “Non ti conviene”, ti dirà.

 

Per recuperare magari poche centinaia di euro ti metti in un ginepraio che durerà anni e forse ti costerà di più di quello che potrai recuperare.

 

Ed è verissimo. Ma tu non devi adire le vie legali per recuperare i soldi. Tu devi adire le vie legali per PUNIRE gli stronzi che non pagano. Per fargli passare la voglia di comportarsi in modo disonesto. In questo modo contribuirai ad una società più giusta e più educata.

 

Oltre a questo, però, godrai anche un vantaggio diretto: di solito i disonesti e gli stronzi si mischiano socialmente con altri disonesti e altri stronzi. Se tu li punirai subito e duramente, nella loro cerchia si spargerà la voce che da te non si può fare i furbi e automaticamente, piano piano, gli insolventi spariranno, andando ad infestare gli studi dei tuoi concorrenti!!!

 

Ovviamente non sei tu che ti devi occupare di questo in prima persona. Quando verrai al nostro corso di management ti consegneremo i protocolli sperimentati che potrai consegnare belli pronti ad una segretaria che delegherai alla gestione delle insolvenze.

 

Se applicherai da domani questi sette punti sono certo che nell’arco di un anno le insolvenze saranno praticamente azzerate. Ma mi raccomando, nessuna variazione sul tema. Devi applicarli così come sono.

 

Se hai domande in merito puoi scriverle nei commenti. Intanto ti consiglio di iscriverti a DA ZERO ALL’IMPERO 2023 che si terrà a Cuneo il 21/22/23 settembre.

 

Ti daremo tutte le informazioni necessarie alla gestione di un moderno e produttivo studio dentistico!

 

A presto!