Quella che ti appresti a leggere è una serie di tre articoli sconvolgenti, soprattutto se non sei proprio di secondo o terzo pelo nella gestione di uno studio odontoiatrico.
In questo primo articolo voglio sensibilizzarti a un problema che forse non sai di avere e che ti butto giù senza tanti giri di parole e senza paura di sbagliare:
LA MAGGIOR PARTE DELLE ANAGRAFICHE PRESENTI NEL TUO GESTIONALE NON E’ ATTIVA!😱
Non ci credi eh?
Allora fai una cosa. Leggi l’articolo e poi verifica come San Tommaso…👃🏻🤷🏻♂️
Un mesetto fa avevo scritto un post in cui mi sfogavo per gli innumerevoli eventi sfortunati che mi sono accaduti tutti insieme a partire da marzo di quest’anno.
Senza perdere tempo a ripercorrerli, sennò mi perdo in altri piagnistei, ti ricorderò soltanto il più importante: 2 mesi di sospensione da parte dell’Ordine per un procedimento disciplinare del 2013, diventati esecutivi dopo 11 anni il 29 marzo di quest’anno.🥶
Insegnando ormai da 5 edizioni del corso di management “Da Zero all’Impero” che è nei momenti di crisi che si cresce di più, non ho affrontato questo periodo salutando tutti e andandomene alle Maldive, ma ho riflettuto su cosa avrei potuto fare di utile per lo studio, non sapendo ancora se la mia mancanza avrebbe portato o meno a danni.
Avevo quindi bisogno di una attività che potesse portare a benefici organizzativi o economici che potesse ammortizzare almeno un po’ il potenziale danno da interruzione forzata della mia agenda per un periodo così lungo.🤔
Le opzioni erano due:
- quella che avrebbe voluto Federico, cioè dedicarsi a contenuti di marketing da mettere in cascina per i prossimi mesi, unitamente ad un’attività di supervisione in vivo della segreteria per analizzare in prima persona tutte le criticità del reparto con più turnover dello studio. Del resto è da una segreteria super efficiente che deriva la buona organizzazione ed il successo di uno studio, come dimostra il fatto che la maggior parte di protocolli che produciamo riguarda procedure di questo reparto.
- quella di eseguire da solo e senza delega il ricontrollo delle quasi 26000 anagrafiche del gestionale, compito delegato per tre volte a segretarie ed assistenti dal 2018 e mai portato a compimento in maniera rigorosa.
Siccome odio mettermi davanti alla telecamera e scrivere contenuti, la mia scelta è stata quella di provare a portare a termine da solo l’impresa titanica del ricontrollo delle anagrafiche.
Un compito perfetto per un soggetto semi autistico che si infogna con grande appagamento in compiti ripetitivi come costruire Lego, fare puzzle da 40000 pezzi, assemblare modellini ecc.🤓
Lo scopo di questo primo articolo è quello di spiegarti da cosa nasce l’idea di questo controllo e l’enorme problema che ne sta alla base, a cui se ne associano a ruota molti altri di cui parleremo nei prossimi articoli.
Se hai letto “Da Zero all’Impero”, il libro che ha rappresentato una pietra miliare nel cambiamento generale dell’approccio al management odontoiatrico in Italia, forse ti ricorderai che c’era un capitolo in cui raccontavo un’amara e sorprendente scoperta fatta nel 2015, quando ci eravamo trovati a dover compilare un business plan per aprire uno studio satellite della Clinica principale di Cuneo dedicato all’igiene.
Avendo grandi numeri e mancando ai tempi le poltrone per poter smaltire controlli semestrali su tutti i pazienti che continuavano ad aumentare vertiginosamente, avevamo studiato una strategia per ampliare lo studio che potesse anche creare l’occasione di fidelizzare dei collaboratori “strategici”.
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Avevamo trovato a 50 metri dalla Clinica un locale situato nello stesso complesso commerciale in cui ha sede la nostra attività, dove era possibile allestire 3 poltrone.
L’idea era di creare un distaccamento di una parte di lavoro che richiedesse scarso controllo da parte mia e di Federico e le opzioni erano uno studio di orto e pedo o uno studio dedicato alle sole sedute di igiene.
Optammo per la seconda soluzione, perché permetteva di allestire sale minimal e di dimensioni più contenute, visto che ci avrebbe lavorato un solo operatore, con un solo servomobile e una vetrinetta, minore necessità di spazi di stoccaggio e richiesta di un minor numero di dipendenti in “distaccamento”. In ultimo, era possibile anche far nascere un nuovo brand che facesse capire quanto siamo attenti alla prevenzione: lo “Studio di igiene dentale Salzano-Tirone”, con l’obbiettivo di diventare anche un polo attrattivo per igienisti, un punto di riferimento in questo settore in cui è davvero un problema reperire collaboratori.
Ora, lasciando perdere le diatribe se questa tipologia di studio possa esistere o meno, che sono molto attuali in questo periodo, ti racconto quello che era il progetto.
L’idea era di far entrare in società l’igienista più fidato e l’ortodontista, ovvero i due collaboratori storici del tempo, con l’accordo: voi pagate l’allestimento dello studio, noi ci mettiamo i pazienti, gli operatori e i dipendenti e, dopo aver scalato costi di gestione (fondamentalmente il personale, i leasing e le retribuzioni degli igienisti), si divide per 4.
L’accordo era che si mettessero solo le sedute di igiene, no levigature, no sbiancamenti, prestazioni ripetibili, cicliche e prevedibili, il che rendeva anche facile preparare un business plan.
Per capire quanto avrebbe prodotto a pieno regime lo studio avevo stimato 30 sedute di igiene al giorno per 6 giorni, idea stupidissima, perché presupponeva una totale e sempiterna saturazione della struttura a partire dal giorno zero.
A volte si fanno degli errori da rincoglioniti a cui poi non riesci a dare una spiegazione a posteriori… (e questi sono i genii che poi ti invitano a iscriverti al loro corso di gestione!😅)
Fatto sta che, forti della nostra capacità di previsione imprenditoriale, avevamo convinto i due collaboratori a partecipare stimando in 150k l’allestimento dello studio a fronte di ricavi che avrebbero permesso a entrambi di prendere 2500 euro in più al mese regolarmente.
I due collaboratori si erano fatti fare un piano di ammortamento per un prestito di 75k a testa e avevano stimato che con quella cifra si sarebbero ripagati la rata del prestito con un avanzo mensile di 1500 euro.🤑
Perfetto!
Le cose funzionano sempre alla grande su carta! (Ed eravano 4 cervelli perfettamente brillanti a disquisire di queste cose eh?)🧠
Fatto sta che, come sempre, non ci volle molto prima che le cifre per allestire lo studio risultassero puntualmente sbagliate e partissero i conguagli in corso d’opera, cosa che ha continuato a verificarsi per ogni studio aperto fino ad oggi nonostante l’esperienza aumenti… e siamo al quinto studio, dopo il primo storico di 2 poltrone…
Ecco quindi che era richiesto un secondo intervento di 30k ciascuno per i collaboratori. 😰
Ci furono parecchi sbuffi da parte dei neo-soci, ma alla fine i 2500 euro mensili in più prospettati avrebbero coperto con avanzo anche quell’ulteriore aggravio…
Ma dopo qualche settimana fu chiaro che la cifra non bastava ancora e se non sbaglio si decise di acquistare con leasing le attrezzature e far pagare alla società l’ammortamento, perché i due soci non avevano più possibilità di ulteriore indebitamento con le banche e nemmeno la volontà di procedere in quel senso.
Nonostante tutto, si prevedeva ancora che in 3 anni sarebbero rientrati dell’investimento, magari senza immediati e significativi incrementi economici, ma senza significativi danni, roba da leccarsi i baffi!🤤
Accadde però ancora un fenomeno prevedibilissimo, col senno di poi, che rappresentò la goccia che fece traboccare il vaso per l’equilibrio della neo società: ovviamente, al giorno zero la struttura non poteva essere satura, altrimenti sarebbe stato necessario allestirne già una seconda!
Chi l’avrebbe mai detto?😅🤦🏻♂️
Quello che inizialmente percepivano i collaboratori a fine mese in più era in effetti 1250 euro, la metà della cifra a cui li avevamo ancorati, che sarebbe stato il massimo raggiungibile a saturazione perfetta della struttura.
Nonostante tutto, era prevedibilissimo che con il numero di prime visite che facevamo la cifra sarebbe velocemente aumentata e nel giro di 4-5 anni i due neo soci sarebbero comunque rientrati dell’investimento senza grossi rischi di impresa.
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In pratica, nei primi mesi, i due neo-soci riuscivano appena a ripagare la rata del prestito, col rischio, addirittura, di percepire 200-300 euro in meno di prima.
Inaudito per il cervello non aduso ai rischi imprenditoriali di due giovani collaboratori.🤷🏻♂️
Io e Federico quando avevamo aperto la Clinica di 9 poltrone in 700 mq, arrivando da uno studietto di 2 poltrone e 80 mq avevamo subito ben di peggio.
Stessi errori nei business plan, stesse ingenuità, ma conguagli ben superiori a quelli del nuovo studio di igiene. Per 7 lunghi mesi non ci fu possibilità di pagarci nemmeno un misero stipendio e quell’anno Federico dovette disdire le ferie, mentre io pagai le tasse con penale con mesi di ritardo perché non avevamo soldi sui conti correnti.
Non si parlava di percepire 200-300 euro in meno al mese e non avevamo alcuna garanzia che le cose sarebbero cambiate…😰
Ma nè io nè Federico avevamo voglia di stare a discutere ogni giorno su whatsapp coi soci che si lagnavano che i patti non fossero quelli, nè loro riuscivano a ragionare che sul medio periodo avrebbero acquisito un asset che avrebbe avuto un valore e che avrebbe prodotto per loro degli attivi vita natural durante. Il loro orizzonte temporale era settato sul mese e non volevano sentir ragioni.
Il problema fu un terribile errore di ancoraggio che col senno di poi non commetteremmo più. Se avessimo prospettato loro un rientro in 5 anni senza grosse prospettive di incremento di introiti immediati avremmo ottenuto risultati diversi. Se non sai cosa sia l’ancoraggio, ti consiglio di leggere l’articolo che Federico a scritto a riguardo!
Tornando a noi, siccome io e Federico ci eravamo saggiamente riservati il potere decisionale negli accordi societari, liquidammo i due collaboratori restituendo loro i 105k sborsati e rilevando la società, acquisendo noi tutti i rischi di impresa.
Fine della prima fallimentare esperienza di ampliamento societario, che ti ho raccontato perché credo permetta di trarre degli importanti insegnamenti.
Ma la lunga divagazione serviva a spiegare da dove sia nata la necessità di voler effettuare il controllo di tutte le anagrafiche…
Ai tempi, per cominciare a buttar lì le basi dell’idea di uno studio di igiene a Federico e ai nuovi soci mi misi a fare due conti spannometrici.
Volevo capire che giro di fatturati ci fosse dalle prestazioni di igiene che non richiedessero anestesie, perché quelle avremmo continuato a farle in Clinica.
Per stimare quante prestazioni di igiene potessimo aspettarci di avere, al posto di chiedere alla segretaria, come avrebbe fatto Tirone, di estrapolare il dato dal gestionale, essendo poco avvezzo a fare richieste alle segretarie, che sono sempre oberate di compiti indilazionabili affibiati dal mio socio, ebbi l’idea di fare un preliminare calcolo maccheronico in autonomia.
Controllai quante anagrafiche avevamo in archivio e mi misi a fare i conti della serva.
Presi il numero totale e, sapendo che ai tempi avevamo una accettazione in prima visita del 70% circa, cominciai a sottrarre un 30% al totale delle anagrafiche.
Poi via con i conti scientifici che di solito caratterizzano anche i business plan e che sono causa dei costanti conguagli inattesi.
Sapendo perfettamente che molti pazienti si perdono per strada e avendone sicuramente persi alcuni per il cambio di città nel passaggio da Caraglio a Cuneo, feci una operazione ardita ed esagerata: far conto di aver perso metà dei pazienti attivi per tenermi dalla parte della ragione! E arrotondai ancora per difetto!!! Stima super super prudenziale. 😎
Siccome in media facciamo la seduta di igiene semestrale, anche se alcuni pazienti la fanno annuale, essendo già stato molto severo col primo taglio e considerando che c’era anche qualcuno che la fa ogni 3 mesi, moltiplicai per 2 il numero ottenuto, per capire quante prestazioni di igiene potessimo attenderci di avere in un anno.
Partendo da 17118 anagrafiche, arrivai a stimare che ci dovessero essere, super pessimisticamente, 12000 sedute di igiene periodiche, comprendendo anche le abt in corso di trattamento ortodontico, le sedute di igiene su overdenture, ecc.
Nel frattempo la segretaria, coi suoi tempi dettati dalla precedenza data alle richieste tironiane (che doveva far pagare il giardiniere e l’asilo dei figli…🤬) tirava giù i numeri reali che, contrariamente a quanto si possa pensare, non erano così immediati, perché avevamo almeno 8 voci diverse di prestazioni di igiene e venne fuori un numero sconvolgente…
6186 prestazioni di igiene tra prime sedute di igiene e periodiche…
Questo, dividendo per 2, essendo in media la seduta di igiene semestrale, portava ad una stima di 3000/3500 pazienti attivi!😱😨😰🥶🤯
Scopri il corso "Da zero all' impero"
70% delle anagrafiche erano effettivamente inattive, tra pazienti che non avevano mai accettato nulla dopo la prima visita e pazienti persi per strada!
Dato sconvolgente, ma confermato da un veloce test che feci sul gestionale.
Pensavo a un paziente con riabilitazione “storica e memorabile” fatta nei primi anni di Caraglio, cliccavo sul nome e constatavo regolarmente che non veniva più da anni, mentre io ero convinto di non averlo più visto perché andava sempre tutto bene nelle sedute di igiene…
Intere famiglie sparite!
E il tutto senza nessuna nota di scontentezza, di mancato appuntamento… niente di niente!
Eppure abbiamo e avevamo una segreteria che in teoria dà a tutti i pazienti il richiamo semestrale!
E non mi risultava di avere un paziente su 2 che pacca l’appuntamento di igiene periodico.
Questi dati richiedevano di agire. Innanzitutto serviva una analisi per confermarli e quindi bisognava passare alle maniere forti per risolvere il problema.
Ma ne parleremo nel prossimo articolo!
Nel frattempo, fai una cosa: prova a a verificare quante sedute di igiene fai annualmente rispetto al numero di pazienti che hai in anagrafica…
Credo che avrai una brutta sorpresa…👻
Questo perché sono praticamente certo che non hai un modo per sapere con certezza quanti pazienti attivi hai…
Posso anticiparti che ora ho trovato una soluzione a questi problemi…
Sono certo che se farai i compiti a casa leggerai i prossimi articoli con più consapevolezza e curiosità…😏
Alla prossima