Non voglio girarci troppo intorno. Il secondo passaggio nel processo di moltiplicazione del tempo consiste nell’AUTOMATIZZARE.

So già cosa stai pensando, perché è una cosa che mi sono sentito dire mille volte. Nel nostro studio si presentano pazienti che sono tutti diversi uno dall’altro e che richiedono e meritano un trattamento personalizzato. Mica siamo una fabbrica. Forse il low cost sì ma noi… mica possiamo fare la catena di montaggio.

Effettivamente immaginare i pazienti che entrano in studio su un rullo traportatore e ricevono prestazioni standardizzate da addetti alla catena di montaggio non è una cosa edificante per la nostra professione.

Eppure ti assicuro che i processi di automatizzazione  nello studio sono possibili, utili, etici ed estremamente redditizi.

Il problema è che richiedono un investimento. Ed investire di questi tempi non è così semplice ma ricorda il principio che sta alla base della moltiplicazione del tempo:

“darsi oggi il permesso di dedicarsi a cose che creeranno più tempo domani”.

Il concetto rispecchia quindi esattamente quello che facciamo col denaro. Possiamo spendere tutto il nostro denaro man mano che entra e rimarremo legati tutta la vita alla necessità di lavorare, oppure possiamo investirne una parte, “farlo fruttare”, in modo da moltiplicarlo nel tempo ed avere domani risorse economiche maggiori che ci concederanno una maggiore liberà dal lavoro.

La stessa cosa accade con il tempo. Possiamo occupare tutto il nostro tempo oggi a lavorare stando sul pezzo oppure possiamo fermarci ogni tanto ed INVESTIRE del tempo nella creazione di automazioni che ci portino domani a dover spendere molto meno tempo per ottenere gli stessi risultati (in realtà per ottenere risultati molto migliori).

Sono due gli aspetti del nostro lavoro nei quali possiamo creare processi automatizzati.

La prima è l’attività extraclinica, diciamo quella amministrativa… e qui ti puoi veramente sbizzarrire!

Per esempio, come paghi gli stipendi ai tuoi dipendenti? Immagino tu faccia loro un bonifico oppure un assegno. Entrambe le procedure richiedono tempo e possono condurre ad errori, ritardi e lamentele da parte del personale. Per quanto ci riguarda i conteggi delle buste transitano direttamente dallo studio del consulente del lavoro alla banca e i bonifici partono in automatico entro il cinque del mese. Ci è voluta qualche ora, anni fa, per inquadrare la procedure e creare l’automatismo ma ora ogni mese risparmiamo tempo. E risparmiamo anche il tempo che magari dovrai spendere per giustificarti con le dipendenti quella volta in cui l’assegno o il bonifico sono arrivati in ritardo.

Come gestisci, per fare un altro esempio, le insolvenze? Penso che ogni volta che un paziente non paga la prima cosa sia una pantagruelica incazzatura e poi un sacco di “forza mentale” impiagata nell’intento di decidere cosa fare. Nel nostro studio questo non avviene. Oltre ad avere un protocollo di gestione dei pagamenti che riduce al minimo le insolvenze, quando queste si verificano Stefano ed io non lo veniamo manco a sapere, si attiva automaticamente tutta una serie di azioni che parte dalla telefonata, passa dalle lettere più e meno bonarie per arrivare immancabilmente al decreto ingiuntivo se la cosa non si risolve prima. Incazzatura zero… tempo perso zero. E questo è costato solamente qualche ora di settaggio anni fa.

Cominci a capire il concetto dell’automazione? Cominci a capire perché mi metto a ridere quando gente come Andrea ieri su facebook mi dice che noi abbiamo questa realtà, questi fatturati, questo tempo libero e in generale questi numeri perché LE CONDIZIONI SONO FAVOREVOLI!?!?

Le condizioni sono quelle che sono e ogni setting socio/territoriale ha le sue peculiarità e i suoi svantaggi. Quello che cambia è il controllo delle procedure che porta alla moltiplicazione del tempo. Ti ho già detto nell’articolo precedente come ho moltiplicato il tempo x5 rispetto alla maggior parte dei colleghi. Ovvio che poi posso mettere cinque volte più impianti di loro!!

“Molto bello ma… nell’attività clinica questo non è attuabile. Ogni paziente è una cosa a sé e richiede innumerevoli ragionamenti”.

BALLE amico mio!  Anche io la pensavo così ma hai mai fatto il corso BLSD?

Direi che ciò che viene gestito in quel frangente, trattandosi della vita del paziente, ha IL MASSIMO DELL’IMPORTANZA. Eppure le procedure sono:

-STANDARDIZZATE

-SEMPLIFICATE AL MASSIMO

Diciamo a prova di scimmia. E se tu sei un sanitario non è che devi iniziare a farti le seghe mentali perché hai studiato. Devi sempre attuare le stesse medesime procedure che vengono aggiornate periodicamente sempre e solo con lo scopo di standardizzare meglio, semplificare meglio e rendere le cose più veloci.

Una delle principali vie per perdere tempo è quella di non avere un protocollo definito e dover ripensare ogni volta ai passaggi necessari: pensa quante vite NON si salverebbero se ogni volta che si deve fare life support si dovessero riragionare tutte le procedure alla luce delle conoscenze dell’operatore di turno!

Ma pensaci un po’… riragionare ogni volta sulle stesse cose non è quello che fai con ogni paziente?

Caliamoci nell’odontoiatria. Spesso vedo post di colleghi che chiedono consigli circa il trattamento di casi molto complessi di pazienti affetti da parodontite avanzata. E inizia la marea di suggerimenti uno diverso dall’altro che partono generalmente dall’indagare le intolleranze alimentari.?

Sappiamo entrambi quanto “tempo mentale” occuperà tutto questo nella vana speranza di risolvere in anticipo un caso complesso: analisi, preoccupazioni, valutazioni, richieste di aiuto a colleghi più esperti, rivalutazioni, ripensamenti etc etc.

Quando la strada in questi casi dovrebbe sempre essere “approssimativamente”:

Anamnesi >> diagnosi di parodontite sì/no >> sondaggio e status radiografico >> spedire dall’igienista per terapia parodontale non chirurgica >> rivalutazione a distanza di qualche mese.

E non sono io a dirlo ma la SOCIETA’ ITALIANA DI PARODONTOLOGIA.

Questo è un perfetto esempio di automazione. E fino al “Nodo 1: rivalutazione” il cervello è in folle. Zero seghe mentali. Zero tempo perso.

Dicendolo con Rory Vaden: “canalizza le tue emozioni (e il tuo tempo) nell’eccellenza  di fare qualcosa, piuttosto che nella mediocrità del decidere cosa fare”.

Una enorme serie di automazioni si può attuare anche alle riabilitazioni complesse su impianti utilizzando appunto le nostre energie non per ridecidere ogni volta cosa fare ad ogni passaggio ma per eseguire le cose al meglio. Evitare i casini. E avere pazienti contenti.

Proprio per questo abbiamo creato un corso intensivo su questo argomento fatto per trasmettere tutte le semplificazioni (eliminazioni e automazioni) che caratterizzano il nostro processo di lavoro. Puoi investire mesi per generare da zero tutto il processo e goderne i vantaggi nel futuro o venire a spiare cosa facciamo noi che da anni lavoriamo all’ottimizzazione delle procedure.

Scrivi a Info@formazioneodontoiatrica.it e iscriviti prima che finiscano i posti.

Il tuo tempo è il bene più prezioso. Datti il permesso di investirlo oggi per moltiplicarlo domani.

Dacci dentro!!!

P.S. Ci sono altri 2 passaggi fondamentali per moltiplicare il tempo. Ne parleremo ancora.