CAPITOLO 5

“Il non plus ultra della delega… quando le persone si controllano da sole”

Devo intanto fare una premessa, i primi la cui attività necessita di un controllo siamo noi!

I passaggi che deleghiamo sono quelli semplici e li deleghiamo a persone giovani di 20/30 anni con il cervello bello arzillo… se nel gruppo di lavoro c’è qualcuno di rincoglionito che rischia di fare errori siamo sicuramente noi 40/50/60enni, relegati tutto il giorno a compiti complessi.

Ho già detto alla fine del quarto capitolo che controllare i compiti delegati a 50 persone sarebbe un impegno titanico ed impossibile. Ora che sei esperto in fatto di delega forse saprai dove andare a trovare la soluzione: delegheremo anche il controllo!!!

A seconda dei settori operativi le metodologie di controllo saranno diverse:

• Nell’area clinica l’auto controllo avviene tramite l’utilizzo di check-list. Abbiamo nella nostra Clinica check-list per tutte le procedure protesiche e chirurgiche, che ci consentono di evitare errori di distrazione e dimenticanze. Dedico moltissimo tempo nei miei corsi, sia chirurgico/protesici sia di management, a trasferire ai corsisti lo strumento della check-list (oltre a consegnare ovviamente tutte le nostre già sperimentate). Il fatto di mettere delle crocette ad ogni passaggio consente di tenere la procedura sotto controllo ed evitare errori. E lo ripeto soprattutto i NOSTRI errori. Il primo passaggio mentale da fare e capire che NOI (tu e io titolari di studio) siamo i primi a sbagliare e i primi a dover attuare su noi stessi procedure certe di controllo.

Ne parleremo in dettaglio quando verrai ad un nostro corso.

• In segreteria il controllo delle varie procedure avviene tramite le numerose mail che le segretarie incaricate dei vari compiti devono mandarmi la sera. Ad esempio, ogni commerciale mi manderà il report dettagliato delle visite. Altre mail che arriveranno ogni sera saranno: il report del controllo dei lavori del giorno dopo, il report della cassa assegni/contanti, il report del controllo pagamenti previsti, ecc.

Il fatto di dover mandare una mail di report a me, costringe i soggetti incaricati ad eseguire il lavoro. Io ovviamente non aprirò quasi mai le mail ma ne verificherò semplicemente l’arrivo (impiegando 30/40 secondi) aprendone una a caso ogni tanto.

• L’operato degli igienisti viene controllato dai medici che eseguono i controlli semestrali (circa 60 al giorno nella nostra struttura) in telemedicina tramite le foto e le lastre inviate dagli igienisti in tempo reale su una chat apposita (le rx ovviamente sono eseguite da un TSRM). I medici nel controllare le foto e le rx di screening controllano poi anche l’operato dei colleghi dei mesi precedenti, intercettando eventuali restauri infiltrati o incongrui, che vengono immediatamente girati con tanto di goliardico sfottò generale (affettuoso ovviamente) nella chat whatsapp dei medici.

• Alcune delle attività dell’amministrazione vengono controllate con lo stesso meccanismo delle mail usato per la segreteria, mentre gli aspetti più delicati (contabilità e paghe) vengono controllati da professionisti esterni dall’alto della loro competenza e responsabilità professionale.

A meno che la tua struttura non abbia un livello di standardizzazione, delega e (auto)controllo come quello che abbiamo descritto in questa breve trattazione, ti consiglio di fare una profonda riflessione sugli immensi vantaggi che deriverebbero dal mettere in pratica tutto ciò e se vorrai approfondire tutto nel massimo dettaglio ti consiglio di iscriverti all’edizione 2023 di DA ZERO ALL’IMPERO, il corso di management odontoiatrico leader in Italia.

Io intanto continuo nel mio sforzo di lavorare sempre meno guadagnando sempre di più. Da gennaio ho eliminato un’ulteriore mezza giornata operativa (che per ora sto dedicando alla più rilassante attività di prime visite) e, nonostante questo, nel primo trimestre 2023 abbiamo registrato un rimarchevole +25% rispetto al primo trimestre 2022 mancando, di poche migliaia di euro, nel mese di marzo il fatturato mensile di un milione.

Un caro saluto e a presto.

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