Eccoci quindi arrivati all’ultima puntata dell’epopea sulla revisione delle anagrafiche e recupero dei pazienti dormienti.  Trovi il primo articolo qui e il secondo qui

 

Dopo tre tentativi che definirei abbastanza fallimentari di ricontrollare le anagrafiche, erano emersi tre fondamentali problemi ancora irrisolti.

😱

 

1- Il controllo continuava a non essere completamente accurato, perché portato avanti da più persone che non sempre utilizzavano parametri chiari di inclusione dei pazienti nell’elenco di quelli che valeva la pena provare a recuperare: telefonare a un paziente che non viene da quasi 10 anni, infatti, non mi sembrava una grande strategia…

 

2- Il problema principale era che non si fosse trovato un modo per non perdere più i pazienti e mantenere costantemente aggiornato l’elenco, affinché il dato fosse ricavabile con precisione in tempo reale in qualunque momento. Abbiamo visto che la catalogazione “semaforica” coi pallini verde e rosso ed il campanello non veniva minimamente presa in considerazione da ASO e segretarie.

 

3- In ultimo, bisognava cercare di capire le dinamiche con cui continuiamo costantemente a perdere per strada i pazienti, nonostante ci sia un chiaro protocollo che l’appuntamento di igiene periodica vada dato a tutti i pazienti alla fine di un ciclo di cure, avvisando che li chiameremo una settimana prima per ricordarglielo ed eventualmente spostarlo o disdirlo (questo per i pazienti che dicono “no, no, chiamo poi io…”)

 

Come ti ho raccontato in un precedente articolo, il primo giorno del mio periodo di sospensione di due mesi che decorreva dal 29 marzo al 29 maggio, mi sono messo in borghese in una sala libera al pc a cominciare a ricontrollare la prima di quasi 26000 anagrafiche, nell’attesa che l’infermiera liberasse l’ufficio in cui c’è il lettino per fare i prelievi di sangue e l’elettrocardiografo, e 10 minuti di orologio dopo sono arrivati i NAS per controllare se stessi lavorando, contestandomi subito che non potessi stare in una sala operativa, cosa assolutamente non vera essendo io il legale rappresentante della società.

 

 

La prima mattinata di controllo era stata già buttata nel cesso.☠️

 

Nel pomeriggio, con la testa non proprio sul pezzo e senza le idee troppo precise, mi sono messo al pc e ho cominciato ad esportare l’elenco dei pazienti su Excel per creare una tabella e ho aperto la prima anagrafica in cerca di ispirazione.

 

Il metodo “inizia e correggi in corso d’opera” per non procrastinare tironiano era l’unico possibile di fronte a un lavoro del genere!

 

La prima cosa che mi è venuta in mente è stata quella di chiamare Ilenia, una delle nostre segretarie più esperte e caratterizzata da una grande precisione, nonché colei che mette per iscritto e raccoglie tutti i protocolli della Clinica.

 

Non essendo io avvezzo al lavoro di segreteria, di fronte ai primi 2 o 3 casini intercettati aprendo le prime anagrafiche, ho avuto la necessità di capire meglio come stessimo usando il nostro gestionale e cosa significassero dei simboli che comparivano di fianco a molte delle cartelle con i piani di cura dei pazienti.

 

Il nostro gestionale (Horizon della Caes software) permette di aprire piani di cura che figurano graficamente come le cartelle di Windows e associa il simbolo di un dollaro quando c’è una differenza tra acconti/saldi e stato degli eseguiti dei piani di cura.

 

È quindi corretto che possa esserci un dollaro sui piani di cura in corso, visto che il paziente può aver saldato tutto anticipatamente e avere ancora le cure da fare o avere discrepanze tra valore degli eseguiti e acconti versati…

 

Ma di dollari nelle cartelle dei pazienti ce n’erano un sacco anche nei piani di cura degli anni passati... O erano un sacco di insolvenze o, cosa più probabile, c’erano migliaia e migliaia di casini da affrontare!!! 🤦🏻‍♂️

 

Peraltro i piani di cura finiti avevano ancora lo stato di “aperto” per cui spesso non si capiva assolutamente nulla perché non di rado l’ASO scriveva il diario clinico in una cartella vecchia, che veniva aperta per prima di default dal programma, e poi gli eseguiti venivano messi successivamente in una nuova cartella che veniva creata dalla segretaria.

 

Stesse dinamiche anche con le sedute di igiene.😱😨😰🥶🤯

 

A volte l’igienista scriveva il diario clinico nella prima cartella che il programma intercettava come attiva (perché nessuno chiudeva le cartelle al termine di un ciclo di cura), poi la segretaria, alla dimissione del paziente, creava una nuova cartella con la prestazione di igiene periodica e l’igienista, se si ricordava, dava l’eseguito nella nuova cartella col diario clinico parcheggiato in un’altra.

 

Altre volte l’igienista, in uno sprazzo di iniziativa, aggiungeva la prestazione di igiene semestrale nella cartella aperta di default dal programma e dava l’eseguito e scriveva il diario clinico lì. Poi il paziente scendeva in segreteria e qui la segretaria creava una nuova cartella con una seconda prestazione di igiene, emetteva la fattura e registrava il pagamento.😵‍💫

 

In questo modo avevamo due cartelle che si conquistavano l’ambito premio del simbolo del dollaro, effige autorevole del “solito casino da segreteria”...

 

Altre volte questo simbolo compariva perché, lasciando una cartella su due aperta, la segretaria sbagliava ad emettere la fattura nella cartella sbagliata, e quindi creava un nuovo pagamento “doppione” a cui non si associava alcun saldo nella nuova cartella che creava successivamente.

 

Di fronte a questo fenomeno, in cui trovavo la scritta “fattura emessa in altra cartella” senza che fosse associato un pagamento, chiedendo chiarimenti a Ilenia, la risposta che ho ottenuto è che cancellare una fattura dopo che era stata emessa era un casino e allora facevano così…

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Eravamo solo ai primi minuti del primo giorno di controllo e volevo morire, perché sapevo come sarebbe proseguita l’impresa…😓

 

Senza aver mai smanettato col programma, ho detto a Ilenia “ma figurati se non esiste il modo di spostare un pagamento in un’altra cartella!”

 

“Eh no, abbiamo anche chiesto all’assistenza…”

Tasto destro cliccato sul pagamento.

Vedo l’opzione “assegna ad altra cartella”.

Clicco e il pagamento miracolosamente si sposta.😏

 

 

Ilenia, che, ti assicuro, è molto scrupolosa è attenta, mi cade dal pero e resta allibita…

 

“Che figata! Ma le assicuro che in passato questa opzione non c’era! Si vede che l’hanno aggiunta da poco! È utilissima! Adesso lo comunico subito a tutte le altre!

 

Primo nuovo protocollo in partenza.😎

 

Ora, non credo sia il caso di tediarti con tutte le criticità che ho risolto, anche perché i problemi del nostro gestionale potrebbero non corrispondere a quelli sul tuo, ma è per farti capire che se ogni tanto ci dedichiamo al controllo di procedure che esulano dagli aspetti clinici, siamo in grado di prevenire o correggere errori che da soli possono sembrare insignificanti, ma sommati a tanti altri trasformano velocemente il tutto nel famoso “tanto qua non funziona un cazzo e nessuno lavora col cervello accesso… Ma come cazzo si fa, ecc.”.

 

Il classico sfogo quotidiano del titolare di studio, insomma.

 

Nei primi giorni avevo capito che avrei dovuto:

 

• chiudere tutte le cartelle dei vecchi piani di cura

 

• eliminare tutti i problemi di pagamento per non confonderli con i veri insoluti (il simbolo del dollaro servirebbe a quello…). Per farlo avrei dovuto dare tutti gli eseguiti mancanti con una data vecchia che non sballasse la contabilità o, quando questa procedura era troppo lunga, emettere un pagamento di compensazione che riportasse in equilibrio pagamenti ed eseguiti scrivendo “emesso pagamento per eliminare dollaro e chiudere la cartella”

 

• questione di principio da nerd autistico: convertire tutte le anagrafiche in cui nome e cognome del paziente erano scritti interamente in maiuscolo a causa dell’insana passione che alcune segretarie hanno per il tasto “bloc maiusc”, che creava un intollerabile disordine visivo nell’elenco delle anagrafiche! Una mission personale aggiuntiva, con relativa minaccia di amputazione di mani per le segretarie che avessero perseverato nell’usare quel tasto e ulteriore minaccia di sradicarlo dalle tastiere!

 

Oltre a queste problematiche amministrative di riordino delle cartelle, che alla fine avrebbero dovuto apparire tutte chiuse e senza dollari (a meno che non fossero reali insolvenze, altra missione del controllo delle anagrafiche), c’era ancora da risolvere il principale problema del sistema studiato per identificare i pazienti attivi, che non aveva mai funzionato…

 

Anche in questo caso, smanettando 10 minuti sul gestionale, ho verificato che esisteva la possibilità di registrare un paziente come “in cura” “non in cura” “non paziente”, ecc.

 

Catalogarli così, ora che dovevo rivedere tutte le anagrafiche, poteva avere senso, ma rimaneva comunque il fatto che poi nessuno si sarebbe mai ricordato di cambiare l’opzione quando un paziente fosse uscito dal ciclo di cure, cosa non intercettatile perché di solito si tratta di pazienti persi per strada inconsapevolmente, o fosse tornato in cura dopo un periodo senza controlli. Esattamente come capitava col sistema dei pallini verdi e rossi: non sarebbe cambiato nulla.

 

Non avremmo comunque mai saputo quanti pazienti erano davvero attivi e quali avevamo perso per strada.😰

 

L’inserimento dell’opzione “in cura” “non in cura”, però, permetteva di produrre automaticamente col gestionale degli elenchi precisi e selettivi, contenenti solo i pazienti catalogati con una opzione o con l’altra.

Se avessimo associato anche il sistema semaforico si sarebbe riusciti ad avere una doppia verifica che avrebbe permesso velocemente a una segretaria dedicata ai controlli agende, che avremmo potuto istituire col ritorno di una ASO “storica” da una maternità, di mantenere sempre aggiornato il controllo. Tra poco spero che sarà chiaro come.

 

In pratica, alla fine del controllo ideale, digitando la lettera A e spuntando l’opzione “pazienti in cura”, premendo invio, sarebbero dovuti uscire tutti i pazienti col cognome che inizia con A col pallino verde (o col campanello, opzione dei pazienti inseriti nella agenda richiami, ma potenzialmente ancora in cura, come vedremo tra poco).

 

Facendo la stessa cosa con i pazienti “non in cura”, avrei dovuto ottenere solamente pazienti col pallino rosso.

 

Alla fine del controllo dei pazienti “in cura” e “non in cura” che facevo ogni giorno, mi accorgevo che io stesso commettevo degli errori, perché in qualche caso mi ricordavo di mettere il pallino giusto ma non l’opzione corrispondente e viceversa.

 

Ma col sistema a doppio check “pallino + opzione “in cura/non in cura”, mi ero subito reso conto che a fine giornata ci mettevo veramente poco a fare la prova del 9 ed individuare le distrazioni che avevo avuto: la presenza di un pallino del colore sbagliato in mezzo a uno dei due elenchi mi portava ad aprire la cartella e a capire in un attimo se avessi sbagliato a mettere il pallino o a segnare il paziente come “in cura” o “non in cura”

 

Questo avrebbe risolto l’evenienza dei pazienti che erano catalogati come “non in cura” che si fossero ripresentati per urgenze o per rifissare una seduta di igiene a distanza di anni e ti spiego perché.

 

Come ti ho spiegato nel precedente articolo, spesso i pazienti che non vengono più da noi non hanno cambiato dentista. Semplicemente non ritengono che ci si debba andare ogni sei mesi e non sono rieducabili nella maggior parte dei casi.

 

Ma non di rado questi pazienti, alla comparsa di un dolore o di un problema, si ripresentano da noi. Quando si verifica questa cosa, aprendo una nuova cartella per inserire la seduta di igiene periodica,  automaticamente il programma rimette “in cura” il paziente, ma se la segretaria non si ricorda di cambiare il pallino il paziente rimane pallino rosso.

 

Facendo il controllo che ti dicevo prima, cioè stilando gli elenchi dei pazienti “in cura” e “non in cura” lettera per lettera, ci andrà un minuto ad individuare un pallino rosso in mezzo ai pallini verdi dell’elenco dei pazienti “in cura”: si aprirà la cartella e si capirà subito l’incongruenza correggendola!😎

 

Prima possibile dinamica di casini nel sistema semaforico risolta!

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Il mio compito, ora, era di individuare tutte le criticità che potessero portare a perdere pazienti e porvi rimedio.🤓

 

Perché se una volta individuati tutti i pazienti “non in cura” era facile capire quelli che fossero tornati “in cura”, perché ci pensava il gestionale a riattivare l’opzione “in cura” in automatico all’apertura di una nuova cartella di lavoro, non valeva lo stesso per i pazienti “in cura” con pallino verde, che, se venivano persi, non c’era allo stato attuale modo di individuarli!

 

Era il momento di capire come perdiamo i pazienti per strada.

 

Facendo miniriunioni con le segretarie, mi evidenziavano il fatto che alcuni pazienti non vogliono fissare la seduta di richiamo e loro dopo qualche tentativo non se la sentivano di insistere!🫣

 

Se però accettiamo di lasciarli andare così, ci troviamo di fronte a pazienti “non in cura” che però non ci hanno detto espressamente che non vogliono più venire da noi e così sarà sempre un casino catalogarli!

 

Da anni abbiamo una agenda sul gestionale dove inseriamo i pazienti da richiamare.

 

In questa “agenda richiami” ci sono tutti i pazienti che, secondo nostri protocolli interni, richiedono una telefonata di conferma per un appuntamento o per un richiamo periodico.

Nell’agenda dei pazienti da richiamare finiscono anche i pazienti che non si presentano all’appuntamento e che non sono rintracciabili telefonicamente per concordare un nuovo appuntamento, che era una delle dinamiche con cui perdevamo i pazienti, già individuata nei precedenti controlli delle anagrafiche e risolta con l’istituzione di un apposito protocollo.

Ai fini di quest’articolo mi interessa sottolineare che i pazienti inseriti in questa agenda richiami sono quelli in “purgatorio”, evidenziati da una icona col campanello. Ogni giorno ci sono 15-20 pazienti da chiamare e c’è una segretaria che deve svolgere quel compito.

 

Se un paziente non risponde, va spostato in un’altra giornata e bisogna registrare nel diario clinico la chiamata senza risposta. Alla terza chiamata non risposta il paziente va messo “non in cura” e, nel caso ci fossero insolvenze, va mandata una lettera bonaria dall’avvocato per sollecitare il saldo.

 

Pensavamo che questa agenda fosse un ottimo sistema per limitare la perdita di pazienti ma durante i miei controlli, ho evidenziato in breve tempo che una dinamica frequentissima di perdita di pazienti era la segretaria che faceva una chiamata dell’agenda richiami, scriveva nell’appuntamento “non risponde, spostato più avanti” e poi non lo spostava!!! In questo modo il paziente era perso per sempre, perché non esisteva più alcuna nota che ricordasse ad una segretaria di prendersi cura della situazione!😱

 

Un’altra cosa di cui mi sono accorto è che molte segretarie non avevano chiaro il concetto che se un paziente non viene spostato in avanti nell’agenda richiami, nessuno lo chiamerà più e diventerà uno di quei tanti pazienti persi che rimangono attivi sul gestionale come se fossero in cura!

 

Ho quindi istituito delle giornate di formazione delle segretarie, nelle quali mi sedevo con loro in ufficio per 3-4 ore e, dopo aver spiegato come eseguivo il controllo delle anagrafiche, lo facevo fare a loro in autonomia sotto la mia supervisione.

Chiudevano tutte le cartelle di ogni anagrafica, imparavano come sanare i problemi dei “dollari” da incongruenze tra pagamenti e prestazioni eseguite, capivano le dinamiche con cui perdiamo i pazienti e le assurdità che continuavamo a perpetrare da anni e, in ultimo, correggevano tutti i nomi scritti in maiuscolo!!!😇

 

Ho rapidamente capito che in segreteria non avevamo delle capre ignoranti, come spesso nei momenti di rabbia siamo portati a pensare noi titolari.😅

 

Sono tutte ragazze sveglie con le quali né io né Federico abbiamo mai avuto tempo di interfacciarci e che davamo per scontato fossero state perfettamente formate dalle segretarie esperte e dai nostri protocolli.

 

Nessuna aveva chiare le dinamiche dell’agenda richiami. Non avevano assolutamente compreso che una disattenzione nella gestione di quegli appuntamenti potesse far perdere dal radar il paziente per sempre!

 

Il riscontro è stato unanime: tutte le segretarie che arrivavano all’appuntamento con Salzano per il controllo agende entravano in ufficio pallide e tremanti e ne uscivano sollevate e rimotivate, avendo riscoperto un titolare assolutamente sereno e gentile che spiegava loro il significato e l’importanza di cose che facevano a macchinetta senza averle mai realmente capite.

 

Dopo 4 ore di chiusura cartelle rimaste aperte, correzione di errori pagamenti, nomi e cognomi in maiuscolo e di inserimento di pazienti nell’elenco di quelli persi, ognuna di loro sarebbe stata assolutamente in grado di aiutarmi nel controllo, anche se a questo giro volevo fare tutto da solo per una volta per non avere rimpianti e recriminazioni future con relativo scarica-barile sull’inettitudine altrui.

 

Ma tutte le segretarie hanno finito la formazione esclamando: “Magari avessimo fatto una formazione del genere quando siamo state inserite in segreteria!”

 

Questo ha migliorato tantissimo l’ambiente nel reparto di segreteria, che ad oggi ha ritrovato una serenità che mancava da tanti anni, il che ci fa riflettere sulla delega selvaggia e priva di controllo che talvolta ci fa pensare che sia stato tutto impostato protocollato e spiegato e che le mancanze siano di comprendonio delle neo assunte, quando non è così.

Tornando a bomba sul discorso agenda richiami, ora era finalmente chiaro a tutte come gestirla per non perdere pazienti!

Nonostante questo, mentre facevo i controlli ed eseguivo la prova del 9 a fine giornata del fatto che tutti i pazienti controllati fossero ancora al posto giusto e che quelli nuovi derivati dalle prime visite fossero catalogati correttamente, mi accorgevo che saltavano continuamente  fuori incongruenze che fino alla sera prima non c’erano…😭

 

Col doppio sistema di controllo però ci mettevo un attimo ad individuare cosa fosse successo, a segnalare il problema alla segretaria responsabile e a correggere l’errore!🥹

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Purtroppo in tutto il sistema resta sempre la distrazione.😩

 

 

Io stesso, che il primo giorno, dovendo prendere familiarità col processo avevo controllato 60 anagrafiche, col procedere del controllo sono arrivato a rivederne oltre 500 in un giorno con 11 ore di controllo ripetitivo a macchinetta!!!🤯

 

Una svista quando procedi con cervello in pilota automatico capita anche ai migliori, ma mi ricontrollavo tutto 2 volte ogni giorno a fine controllo ed ero sicuro di lasciarmi dietro un lavoro pressoché perfetto!

 

Il sistema funzionava, richiedeva tempo per sistemare alla base tutte le anagrafiche, ma in questo modo era difficile non sgamare l’errore col doppio sistema di controllo paziente “in cura” o “non in cura” e “semaforico”.

 

A questo punto è stato istituito il nuovo protocollone.

 

Se un paziente non vuole proprio prendere appuntamento, lo lasciamo andare assecondando la sua volontà, ma lo inseriamo in agenda richiami, lo identifichiamo con l’icona campanello e lo manteniamo in cura. Dopo tre chiamate lo convertiremo come “non in cura” affibiandogli il pallino rosso e ci arrenderemo al fatto che i pazienti possano anche essere persi, ma in maniera consapevole dopo aver fatto di tutto per mantenerli in cura e, soprattutto, con un sistema di catalogazione verificabile.

 

Sì, perchè il secondo protocollo derivato dai controlli è che una segretaria apposita che lavora 3 giorni a settimana, esperta ed adibita alle chiamate dell’agenda richiami, ricontrollerà un paio di lettere al giorno per verificare che tutti i pazienti con lettera A catalogati come “in cura” abbiano il pallino verde o il campanello dell’agenda richiami, e tutti quelli “non in cura” abbiano il pallino rosso.

 

Abbiamo verificato che questo controllo richiede 10 minuti e ci permette ogni mese di ricontrollare tutte le lettere dalla A alla Z risistemando le distrazioni!

 

Ma non basta!

 

Nonostante la formazione fatta e i protocolli quasi perfetti, abbiamo capito che esistevano ancora delle dinamiche legate alla confusione che ogni tanto c’è in segreteria.

 

Tutte le segretarie, infatti, quando spiegavo loro quanto fosse semplice il lavoro scrupoloso e attento quando sai cosa devi fare, spiegandogli che io non ho mai dimenticato il mordenzante prima di mettere l’adesivo anche se sono in ritardo ed entra di continuo gente in sala a chiedere qualcosa, mi hanno risposto che avrei dovuto provare a stare in segreteria nei momenti di caos con gente che sbraita, persone che chiedono quando il dottore in ritardo le farà passare, tre telefoni che squillano e magari anche un paio di igienisti col post-it in mano, in attesa di spiegare il piano di cura da fare ad un paziente in richiamo semestrale scaturito dal controllo…😰

 

Anche sapendo di dover mettere un paziente in agenda richiami, può capitare che una segretaria dica a se stessa “sicuramente lo faccio tra un minuto” e poi se lo scordi. È umano.

 

Abbiamo quindi scovato una funzione del gestionale che nel disordine totale non sarebbe servita a nulla ma che ora è salvifica. La segretaria amministrativa è in grado di scaricare ogni mese l’elenco delle persone in cura transitate nel mese che non hanno più appuntamenti in agenda.

 

Il classico paziente svanito nel nulla che non si è mai capito come si manifesti, deriva da un insieme di problematiche che abbiamo evidenziato e che ricapitano e ricapiteranno sempre per un problema irrisolvibile di fallibilità umana in determinate contingenze.

 

Ora dopo aver messo a punto un sistema a doppio check e dopo aver formato le segretarie e fatto un controllo che credo sia accurato al 98% per lo scrupolo con cui l’ho condotto, sappiamo che partiamo da un terreno sanato e il computer non va in blocco per eccesso di dati se il controllo dei pazienti senza appuntamenti lo si conduce indiscriminatamente su tutti i pazienti.

I colleghi più sgamati, infatti, staranno leggendo tutte ‘ste speculazioni arzigogolate e non avranno capito perché mi complico la vita così, quando il gestionale ha una funzione per individuare i pazienti senza appuntamento!🤷🏻‍♂️

Anche se ammetto che noi non eravamo a conoscenza di questa funzione, nonostante in passato le segretarie avessero frequentato un corso di un giorno sull’utilizzo del gestionale, quando si ottiene un elenco di questo tipo, vengono ovviamente fuori anche tutti i pazienti che non hanno mai accettato nulla in prima visita e quelli che non vengono più da noi e hanno cambiato dentista. E se non hai catalogato tu correttamente i pazienti “in cura” e “non in cura” tra quelli che avevano iniziato qualcosa, tutti i dati sono assolutamente inutili e non interpretabili.

Un dato del genere, ammesso che il computer riesca a calcolarlo, perché il nostro, con 26000 anagrafiche, va in blocco dopo un’ora di caricamento, non serve assolutamente a nulla e non ci dice il numero effettivo di pazienti attivi, che credo quasi nessuno studio sia in grado di estrapolare con precisione. Anzi, oserei dire, con un po’ di presunzione, nessuno.

Una volta che il pc ti dicesse che hai 20000 pazienti senza appuntamento, infatti, ne sapresti quanto prima e non potresti mettere in atto alcuna manovra di revisione o di richiamo, non potendo distinguere tra quelli persi e quelli che non hanno mai iniziato o che si curano altrove.

Adesso che ho risanato le anagrafiche, aprendole una per una e catalogando i pazienti in maniera corretta, invece, ogni mese Noemi evidenzia con una mail i 10-12 pazienti che hanno smarrito gli appuntamenti in agenda per distrazioni umane e che sarebbero stati persi e non rintracciabili dal controllo in doppio check istituito.

Questi pazienti vengono richiamati, e così non dovremmo mai più perdere pazienti inconsapevolmente!!!🤩

 

Finalmente credo di aver creato un sistema privo di falle e mantenibile con poco impegno.😎

 

Come dicevo molti penseranno che tutte queste cose avrebbe potuto farle il gestionale conoscendone meglio le funzioni. Purtroppo ho capito lavorandoci in prima persona che non sarebbe stato così. Sono troppe le dinamiche e le catalogazioni che il computer non può fare se i dati che ha a disposizione sono spazzatura.

 

Come si dice, dust in, dust out. Se immetti spazzatura nel flusso di dati da analizzare, spazzatura ne uscirà.

 

Perchè le avanzate funzionalità degli odierni gestionali possano funzionare serve ancora che l’essere umano cataloghi i dati in maniera quasi perfetta. Allora la macchina può darci l’aiuto che ci manca.

Per questo devi al più presto ricontrollare tutte le anagrafiche del tuo studio!

Non so se augurarti che il lavoro sia immane come quello che ho fatto io, il che significherebbe che hai visitato un sacco di pazienti, o un lavoro veloce, perché ti ho avvertito per tempo quando le anagrafiche sono ancora un migliaio o poco più, come nei nostri nuovi Dental Point, il che rende questo controllo abbastanza rapido (non voglio pensare al caso in cui hai poche anagrafiche perché lo studio va male…😅).

Scopri il corso "Da zero all' impero"

Credo di avere scritto l’articolo più lungo del blog e temo che in forma scritta possa non essere stato completamente chiaro.

Al corso “Da zero all’Impero” di settembre, con il supporto video, riuscirò sicuramente a spiegare meglio il sistema ideato, che credo davvero sia una bomba e possa risolvere un gravissimo problema che attanaglia tutti gli studi dentistici, vale a dire la perdita incontrollata di pazienti per strada.

Non so dirti se la percentuale di pazienti attivi rispetto al numero totale di anagrafiche possa aumentare dopo l’istituzione di questo protocollo.

Io però credo di sì, perché i dati che sto ottenendo quando richiamiamo i pazienti persi ci dicono che un paziente su 3 riprende l’appuntamento e non è affatto poco. In più spero di non perderne più per strada tanti quanti ne abbiamo persi in questi anni.

Dal controllo anagrafiche ho ottenuto finalmente dati praticamente certi che ti avevo promesso e che però non possono essere ancora completi, perché stiamo ancora facendo le tre chiamate per paziente degli quasi 800 pazienti persi, che questa volta, con una sola segretaria delegata a farle, verranno per la prima volta portate a termine.

Per la prima volta avremo un elenco preciso di pazienti attivi e non attivi senza più un solo paziente perso in anagrafica!!!🥲🎉🥳🍾

Quel che posso dirti ora è che alla data del controllo avevamo 6307 pazienti attivi su 25496, il 24,7%!

778 pazienti persi (ho considerato richiamabili solo quelli che non venivano dal 2020 in poi) che sono il 3% del totale ma il 10,5% se consideriamo i pazienti attivi comprensivi di questi 778! In pratica un paziente su 11 perso nel nulla!!!😱

1,3% dei pazienti li abbiamo mandati a Saluzzo o a Mondovì nei nuovi Dental Point.

18070 pazienti non attivi. Una assoluta sconfitta. 🥶

Posso già preannunciarti che i risultati economici di questo controllo, finalmente condotto in maniera perfetta perché l’ho fatto da solo e senza delega, saranno molto migliori di quelli passati, ripagando i due mesi in cui non ho lavorato, ma li saprai con precisione solo se ci vedremo al corso a settembre!

Spero che questa lunga serie di articoli possa averti sensibilizzato ad un problema che attanaglia tutti gli studi dentistici e ti abbia anche ispirato su quanto sia importante reagire in maniera antifragile nei momenti di crisi: 2 mesi di sospensione potevano essere un dramma, ma si sono trasformati in un evento che ha determinato un miglioramento futuro della Clinica, dei protocolli e della segreteria, con un danno economico completamente appianato grazie al recupero di centinaia di pazienti persi!