Facciamo un piccolo test per vedere se ti può interessare questo articolo.

Ti capita di avere problemi con i pagamenti da parte dei pazienti? Tu procedi con i lavori e loro ti fanno aspettare i soldi, addirittura a volte non ti pagano proprio e non si fanno più sentire…

Ti succede poi che i tuoi pazienti saltino spesso gli appuntamenti lasciandoti a guardare le pareti (beh dai oggi almeno c’è facebook da guardare mentre non si lavora!)? E che le tue riabilitazioni si dilunghino per anni senza arrivare mai ad una fine?

E ancora, ti capita di arrivare alla fine del mese con migliaia e migliaia di euro di spese che non sai bene da dove arrivano e non hai i sodi per pagare?

Bene, se hai risposto sì a una o più di queste domande ti consiglio di continuare a leggere, troverai sicuramente degli spunti interessanti perché ti svelerò tre degli errori più frequenti dei dentisti. Tre errori che se non correggi, nella realtà competitiva in cui si trova oggi la professione odontoiatrica, rischieranno concretamente di mettere a rischio il tuo studio!

Mi capita spesso di sentire colleghi che si lamentano dell’insolvenza dei propri pazienti.

In particolare ricordo molto bene uno dei colleghi per il quale ho lavorato come collaboratore all’inizio della mia carriera. Chiamiamolo, che so? L’Armando.

Nello studio dell’Armando si ripeteva sempre la stessa situazione paradossale: l’appuntamento operativo si svolgeva in un clima di grande cortesia poi quando il paziente abbandonava lo studio partivano le invettive contro di lui perchè non portava mai un acconto. E questo succedeva prima della famigerata crisi economica e prima che esplodesse il leitmotiv delle cliniche low cost.

Oggi…beh “oggi è normale, i pazienti non pagano perché c’è la crisi economica, non ci sono soldi”.

C’era poi un’altra costante nello studio dell’Armando, L’APPUNTAMENTO MANCATO. Io andavo lì alle 9:00, uscivo alle 19:30 e se andava bene vedevo tre pazienti. E capiamoci, non tre pazienti con appuntamenti da tre ore ma magari un controllo, un’otturazione e la RIcementazione di un ponte. Finito.  La sindrome della poltrona vuota. Ne hai sentito parlare? Passare le giornate a girarsi i pollici…

Poi c’era la ciliegina sulla torta. Io regolarmente non venivo pagato e quando incontravo i rappresentanti di qualche deposito dentale, magari in altri studi che frequentavo, questi mi chiedevano sempre “ma tu sai qualcosa? Perché l’Armando è indietro con i pagamenti di un bel po’ di fatture”.

E ti assicuro che non è stato l’unico studio che ho frequentato che versava in quelle condizioni.

Diciamo che sono stato segnato da queste esperienze e quando ho aperto lo studio con Stefano abbiamo cercato di capire quali fossero gli errori che portavano a quelle situazioni. Evitando gli errori forse avremmo potuto evitare i problemi che ne derivavano.

Devo ammettere che non è stato semplice andare a comprendere i bias e corregerli però ti posso dire che oggi:

• Su circa 8.500 pazienti trattati negli ultimi 5 anni le insolvenze (e per me è insolvente chi non salda il giorno esatto in cui terminano le terapie) si contano sulle dita delle nostre 4 mani e dei nostri 4 piedi. E di queste la quasi totalità, si è risolta nel’arco di poche settimane o al massimo pochi mesi. Le insolvenze che si trascinano da più di un anno le contiamo abbondantemente sulle dita di una sola mano.
• Su cinque odontoiatri che mediamente lavorano ogni giorno nella nostra struttura abbiamo in media due mancati appuntamenti al giorno. Quindi meno di uno ogni due operatori (mi riferisco ovviamente ad una situazione, la nostra, in cui le agende sono sempre completamente piene).
• I pagamenti di tutti i nostri fornitori sono impostati come RIBA che partono in automatico alla scadenza, gli stipendi dei dipendenti partono in automatico dalla banca su segnalazione del consulente del lavoro e i collaboratori vengono pagati con assoluta regolarità il 5 di ogni mese.

Nonostante la crisi economica, nonostante le cliniche low cost e nonostante il nostro studio sia stato aperto da zero meno di dieci anni fa.

Per questi motivi penso di poterti svelare tre grandi errori dei dentisti che ti faranno chiudere lo studio.

E allora let’s go!

• Non devi prendere in cura un paziente se prima non è stato accettato un preventivo di spesa  e non è stato STIPULATO un accordo SCRITTO circa le modalità di pagamento. Non devi iniziare le cure se non è stato versato un acconto almeno del 30%.Non devi continuare i trattamenti se non vengono rispettati alla lettera gli acconti.Non devi tollerare alcuna insolvenza dopo la fine delle cure, un credito esigibile per quanto di piccola entità (anche solo 100 euro) giustifica nel modo più assoluto il ricorso IMMEDIATO al recupero crediti da parte di un avvocato.

Ora non venirmi a dire le solite stronzate che se mai facessi in questo modo i pazienti non verrebbero più da te e via dicendo. Certo, ci saranno dei pazienti che non verranno più nel tuo studio e saranno proprio i cattivi pagatori. Il tuo studio si popolerà di quei pazienti onesti che vogliono curarsi al meglio e che non si sognerebbero mai di non rispettare gli accordi presi, ma che anzi pretendono chiarezza e trasparenza circa i costi e le modalità di pagamento. E ti assicuro che questi sono in assoluto la maggioranza!

• Non puoi gestire uno studio, per quanto piccolo senza un programma gestionale. Attenzione che non puoi barare! Se hai comprato un programma gestionale che ti sei fatto appioppare da qualche scaltro venditore ma poi dici “beh non lo uso proprio… proprio sempre” allora è esattamente come non usarlo.

Questa cosa non la puoi assolutamente rimandare: da domani mattina: via! Devi cambiare le cose. Compri il gestionale e lo usi in modo radicale, sistematico. Non hai alternative.               Beh in realtà l’alternativa c’è…”Cedesi studio odontoiatrico con avviamento pluriennale per cessazione attività, chiamare il numero….”

• Non devi mai e poi mai parlare con i rappresentanti (ora Frank Merenda mi ammazza!!! ?). Perché loro sono venditori e sono addestrati ad appioppare, tu invece di vendita non sai un cazzo perché nessuno all’università si è mai abbassato a palarti di marketing per cui non sai “difenderti” e loro ti appioppano cose su cose di cui non hai alcun bisogno e che vanno ad alleggerire il tuo conto alla fine del mese.

Questo non vuol dire che la tua azienda-studio non deve avere rapporti commerciali con le aziende ma che TU non li devi avere. Tu non devi occuparti di altro se non degli aspetti squisitamente tecnici delle tue branche odontoiatriche e della GESTIONE IMPRENDITORIALE DEL TUO STUDIO DENTISTICO. Sai in cosa differisce la gestione di un professionista (medico, artigiano, commerciante, avvocato…) da quella di un imprenditore?

Il professionista pensa di essere l’unico bravo a fare le cose e vuole fare tutto da solo, l’imprenditore SA IMPOSTARE LE PROCEDURE E DELEGARLE a persone più brave di lui, per limitarsi poi a controllare ogni tanto che vengano eseguite correttamente. Il professionista arranca e si stressa, l’imprenditore si arricchisce e si scialla.

Et voilà, ecco svelati i tre errori più diffusi tra i dentisti. Ripetiamoli:

• Permettere che il paziente non paghi
• Non avere un programma gestionale
• Occuparsi in prima persona di cose che vanno delegate al personale come ad esempio la gestione degli ordini, i rapporti con i rappresentanti, la gestione del rapporto economico col paziente (NON DEVI MAI PARLARE TU DI SOLDI CON UN PAZIENTE! MAI! CAPITO?! MAI!)

Se queste cagate le potevi fare vent’anni fa, oggi non te lo puoi più permettere perché il mercato è diventato troppo selettivo!

Se vuoi imparare come evitare questi ed altri errori e come diventare un Dentista 2.0 continua a seguire il blog.

A presto,

Federico