ATTENZIONE questo è il terzo articolo, trovi il primo qui e il secondo qui 
Nei due capitoli precedenti abbiamo capito che il tempo che abbiamo a disposizione non è infinito.
Che se volgiamo raggiungere i nostri obiettivi, le vittorie che desideriamo dobbiamo smettere di pensare che lo faremo domani e darci una mossa.
Che è possibile moltiplicare il tempo ma per farlo dobbiamo fermarci oggi e sacrificare tempo che riteniamo prezioso per apprendere e implementare le giuste strategie.
Queste strategie sono 5 e vedremo come applicare negli ultimi due ultimi articoli. Partiamo!
Ogni giorno ti si presentano davanti migliaia di compiti e azioni potenziali che sono ciò che definisce il tuo tempo. Se tu fossi in coma, privo di raziocinio, il tuo tempo non avrebbe senso. Scorrerebbe uguale a se stesso.
Il tempo, tanto o poco che sia, veloce o lento che scorra, acquisisce il suo significato proprio in relazione a ciò che dobbiamo fare. Per dirla in un altro modo, se sentiamo la necessità di avere più tempo e perché abbiamo delle cose da fare in quel tempo e che non riusciamo a fare, foss’anche riposarsi o dormire.
Per cui la gestione del tempo, che non è gestibile perché non dipende da noi, si deve trasformare in gestione dei compiti che siamo, invece, in grado di gestire. Immaginiamo (come suggerisce Rory Vaden) un imbuto all’interno del quale debba passare ogni compito potenziale. Dalla parte stretta dell’imbuto “usciranno” solo i compiti che eseguiremo effettivamente… il tutto senza in alcun modo compromettere il risultato finale.
Se si presentano 1000 azioni che possiamo svolgere durante la giornata, o che riteniamo di dover svolgere per raggiungere una determinata serie di risultati e riusciamo a ridurle, diciamo a 500, mantenendo invariato il risultato potremo inserirne altre 500 il che potrà condurre o a raddoppiare il nostro risultato o ad ottenere altri risultati paralleli.
Ciò significa che avremo moltiplicato per due il nostro tempo
Immagina che tu abbia bisogno di dormire 8 ore. Ti resteranno 16 ore per i compiti di cui sopra. Se utilizzi quelle 16 ore per: mangiare (2 ore), lavorare (10 ore, quindi 5 interventi implantari (che non sono il compito ma il risultato ottenuto tramite centinaia di azioni)), spostarti (1 ora), fare sport (2 ore), ti resterà un’ora per fare quello che desideri.
Ora facciamo un passaggio successivo, visto che non sono un life coach ma un dentista imprenditore che insegna ai colleghi come sbrigarsela meglio con alcuni aspetti della professione, non voglio entrare nella sfera di quelle 6 ore che trascorri fuori dallo studio (anche se i principi che seguiranno possono essere tranquillamente applicati anche in quel campo) ma limitarmi alle 10 ore che passi nello studio.
Immaginiamo quindi che le centinaia di azioni, diciamo 600, che compi per eseguire 5 interventi implantari quel giorno vengano filtrate dall’imbuto e tu ne riesca a compiere solo 300 per ottenere lo stesso risultato.
Capirai bene che, con le dovute semplificazioni, il tempo necessario per giungere al risultato scenderà da 10 a 5 ore quindi il tuo tempo verrà MOLTIPLICATO, per la precisione raddoppiato. Nelle cinque ore che adesso sono diventate vuote potrai fare altri interventi (raddoppiando così la tua produttività), oppure potrai stare a casa con la tua famiglia, coltivare interessi vari, riposarti, viaggiare, studiare, leggere o qualunque cosa tu voglia.
Ora dobbiamo capire quali sono i filtri che agiscono all’interno dell’imbuto per ridurre varie volte (non solo dimezzare) i compiti che svolgiamo nella nostra giornata lavorativa.
- Il primo si chiama ELIMINAZIONE e consiste nell’eliminare tutte quelle procedure, azioni, passaggi che non sono necessari al raggiungimento del risultato ma che svolgiamo per abitudine o per informazioni sbagliate.
Viviamo all’ombra di una narrazione che ci dice che più passaggi è meglio di meno passaggi, che più controlli è meglio di meno controlli, che più farmaci o più sostanze e meglio di meno farmaci, che più impianti è meglio di meno impianti, che più progettazione è meglio di meno progettazione.
Te la farò breve, questa narrazione è una stronzata.
- Se hai la nausea e il mal di pancia non devi prendere il cavolo di decotto della nonna, non devi aggiungere rimedi, devi lasciare il tuo stomaco vuoto (perché proprio quello è il segnale che ti sta dando) per dargli la possibilità di rimettersi in sesto. Invece noi che siamo vittime della narrazione, se qualcuno ha i sintomi di cui sopra non facciamo che rimpinzarlo di rimedi inutili, dalla salvia, al limone, alla malva… (per quanto riguarda noi medici pensiamo alla drammatica sovra-prescrizione di antibiotici che causa i problemi di antibiotico resistenza che ben conosciamo)
- Se la scienza ha dimostrato che meno impianti sono sufficienti per un full-arch tu non devi continuare a metterne 8 o 12 perché così sei più tranquillo e perchè al tuo cervello è stato insegnato che è meglio uno in più che uno in meno…
- (ora faccio incazzare un po’ di lettori) se la scienza a dimostrato che le “complicazioni gnato-strumentali” (per citare un’eminenza scientifica nel campo dei dolori facciali) sono inutili, allora tu non devi aggiungere mille registrazioni digitali inutili dei movimenti mandibolari prima di fare una riabilitazione.
- (ora faccio incazzare un altro po’ di lettori) se la chirurgia guidata può rivelarsi utile in alcuni specifici interventi, non vuol dire che si debbano produrre guide chirurgiche anche per mettere un quarto superiore in un chilo di osso…
Se investi un bel po’ del tuo tempo potrai cominciare a vedere quanti passaggi clinici o extraclinici, una volta reputati fondamentali, non hanno in realtà senso perché nulla aggiungono al risultato finale. Il tuo scopo sarà tagliarli senza pietà cominciando a inserire nella tua vita il concetto che meno è meglio che più. Che tutto ciò che è inutile deve essere eliminato senza mezzi termini perché mangia buona parte di quel tempo che tanto ti lamenti di non avere.
Per farti alcuni esempi pratici, una cosa che abbiamo eliminato orami da vario tempo è la stratificazione dello zirconio. Pensa a quanto tempo richiedeva la stratificazione a 360 gradi di una Toronto: ore e ore di laboratorio con tutte le prove annesse in studio (struttura nuda, biscotto, etc) ora tutto ciò è stato eliminato e viene sostituito da qualche decina di minuti tra grinding per ottimizzare le forme e infiltrazione per dare profondità e tridimensionalità cromatica.
Un altro step che abbiamo eliminato ultimamente è la prova montaggio del provvisorio per un carico immediato in un paziente edentulo. Il nostro protocollo digitale (che insegniamo nel corso “La semplificazione nella riabilitazione full-arc su impianti”) ci consente oggi di ottimizzare l’estetica e l’occlusione del provvisorio partendo dalle vecchie protesi incongrue come forse avrai visto negli ultimi reel che ho pubblicato( se non li hai visto li trovi qui sotto)
Per saltare di palo in frasca con gli esempi, un altro passaggio eliminato qualche anno fa è stato il controllo ad una settimana dalla consegna delle riabilitazioni protesiche. Per anni i pazienti sono venuti all’appuntamento di controllo per dirci “tutto bene” per cui abbiamo eliminato quell’appuntamento dal protocollo e rimandiamo direttamente al controllo semestrale rendendoci disponibili, nel frattempo, per ogni problema.
Tutte queste eliminazioni mi hanno consentito oggi di arrivare ad un protocollo che mi permette in poco più di 2h e 30’ di terminare una riabilitazione full-arch su impianti bimascellare dalla diagnosi alla consegna passando per la chirurgia. E penso che osservando i nostri casi sul web tu possa convenire con me che non parliamo di low cost e bassa qualità
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Se pensi a quanto tempo ci impiaghi tu per fare lo stesso lavoro e fai un calcolo onesto dei tuoi tempi alla poltrona capirai di quanto sono riuscito a moltiplicare il tempo rispetto alle tue attuali abitudini!!!
Questo vale anche in ambito extra clinico ovviamente. Un esempio per tutti: riunioni col commercialista… MAI FATTA UNA NEGLI ULTIMI 10 ANNI.
- Il secondo si chiama AUTOMATIZZAZIONE e consiste nel tentare di automatizzare tutti i passaggi che non è possibile eliminare.
Se le cose si fanno in automatico non c’è bisogno che le facciamo noi in prima persona per cui ci resta tempo per fare altro. Semplificando molto, possiamo individuare 3 campi principali in cui inserire l’automatizzazione nella nostra attività odontoiatrica. I primi due sono ovvi, il terzo molto meno e non verrà compreso dai più, per questo ho in programma di dedicarci un articolo specifico molto approfondito nelle prossime settimane.
Il primo e più ovvio campo in cui inserire automatizzazione è quello produttivo. Pensiamo ad esempio ad una barra in metallo che una volta eravamo soliti modellare a mano e fondere con la tecnica della cera persa e oggi viene prodotta da una macchina mentre noi dormiamo.
E’ ovvio, e torniamo ai concetti dell’articolo precedente, che questo richiede ingenti investimenti in denaro e soprattutto nel tempo che serve ad apprendere come far funzionare le nuove tecnologie digitali. Servono magari anni di fatica per apprendere i nuovi skill e il lavoro quotidiano ne viene rallentato, la famiglia ne soffre… Ma una volta ottenuto il risultato (costi il tempo che costi), il vantaggio diventa enorme in termini di moltiplicazione del tempo stesso.
Quando abbiamo iniziato a progettare le toronto in maniera full-digital, Erik era spaventato e mi ha chiesto di fargli fare solo un caso ogni tanto perché richiedeva competenze nuove al laboratorio e i tempi, allora, si dilatavano. Io che ho il cuore di pietra, ma soprattutto conosco i meccanismi descritti in questo articolo, ho forzato la mano (anche perché per noi significava tagliare un sacco di step come descritto al punto uno) e oggi tutti i casi vengono progettati in questo modo con incredibile risparmio di tempo ed energia sia per noi che per loro. La paura, lo sforzo e il sacrificio hanno portato poi ad enormi vantaggi in termini di moltiplicazione.
Il secondo è quello amministrativo.
Mi si accappona la pelle a pensare che alcuni colleghi lavorano ancora con l’agenda cartacea. È vero, l’inserimento di un gestionale richiede sforzo e importanti investimenti in termini di tempo (rimando di nuovo a quanto scritto nell’articolo precedente) ma, una volta implementato, comporta vantaggi a dir poco incredibili nell’automatizzazione dei processi.
Pensiamo ad esempio alla contabilità e all’invio delle fatture al commercialista. Inoltre i programmi gestionali spesso hanno potenzialità di cui noi non abbiamo idea e che emergono solo studiandoli approfonditamente (che vuol dure, di nuovo, investire un sacco di tempo).
Pensa che noi utilizziamo il nostro gestionale da quasi 20 anni e, solo quest’anno, Stefano ne ha scoperte interessantissime potenzialità standoci sopra due mesi filati durante la sua sospensione. Ci ha lavorato 10 ore al giorno per controllare, una ad una, 20mila anagrafiche e ha scoperto utili funzioni che non avevamo mai approfondito e che ci sono ora immensamente utili.
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Il terzo, come ho detto, è il più critico e difficile da comprendere… si tratta dell’ambito decisionale.
La menzogna che ci hanno raccontato e che ancora infetta le nostre menti è che una decisione presa a caldo sia meglio di una decisione standardizzata e protocollata presa, a freddo, sulla base della migliore conoscenza scientifica del momento.
In realtà, e mi piace smontare il tuo ego da dentista super eroe
, protocolli decisionali affidabili, ben studiati e verificati su migliaia di casi saranno sempre mille volte migliori di qualunque decisione possa essere presa nel momento specifico dal singolo dentista magari durante un momento di stress.
In tutti gli ambiti in cui si gioca con la vita delle persone o in cui la posta in gioco è altissima, come il primo soccorso, l’ambiente militare o l’aeronautica civile, la decisionalità del singolo viene sempre in secondo piano rispetto ai protocolli operativi.
E i protocolli non sono altro che decisioni standardizzate prese automaticamente sulla base della condizione che ci si trova davanti. Le tue segretarie quando rispondono al telefono devono seguire protocolli specifici, le tue assistenti quando sterilizzano o preparano un campo operatorio idem….e tu dentista supereroe, con l’ego che trasuda da ogni poro della pelle, ANCHE!!!
L’adesione a protocolli efficaci (che verranno ovviamente aggiornati man mano che si presentano nuove tecnologie o errori mai occorsi prima) consente di risparmiare un’infinita quantità di tempo e di energie mentali. È per questo che devi fermarti ora e scrivere protocolli clinici ed extraclinici che regolino tutte le attività dello studio.
So che è un discorso difficile e, come dicevo, dedicherò uno scritto a questo specifico argomento ma, indipendentemente dal mio specifico interesse economico, il miglior consiglio che posso darti per ora è quello di seguire il nostro corso di management DA ZERO ALL’IMPERO 24 che si terrà a settembre. Durante quello che è il più seguito corso di management in Italia negli ultimi anni, ti insegneremo come sviluppare i tuoi protocolli e ti consegneremo tutti i nostri!!
A domani per gli ultimi tre passi per la moltiplicazione del tempo…
lLeggi il quarto articolo qui